Rijksoverheid

Regelingenpocket Zaanstad

Titel regeling
Archiefverordening Zaanstad 2015
Uitgever
Zaanstad

Tekst van de regeling

Intitulé

Archiefverordening Zaanstad 2015

De gemeenteraad van Zaanstad,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 10 augustus 2015;

gelet op artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995,

besluit vast te stellen de navolgende:

Archiefverordening

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a. De wet: de Archiefwet 1995;
b. archiefbescheiden: documenten overeenkomstig het gestelde in artikel 1, onder c, van de wet;
c. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, 10van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
d. archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
e. archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
f. archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris van Zaanstad;
g. beheerder(s): degene(n) die ingevolge artikel 3 is/zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
h. beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
i. documentaire verzamelingen : bronnen, bijeengebracht wegens hun informatiewaarde als aanvulling op de beheerde informatie;
j. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, metbehulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;
k. ordeningssysteem: systeem van ordening van archiefbescheiden of archiefbestanddelen binnen een archief.

Hoofdstuk II  De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeelvoor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Hoofdstuk 3 De zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 5
  • 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de archiefbescheiden in geordende en toegankelijke staat worden gebracht en bewaard op zodanige wijze dat de bescheiden gedurende de wettelijke bewaartermijn zijn terug te vinden.

  • 2. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaringvan de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden gedurende de wettelijke bewaartermijn is gewaarborgd.

  • 3. Het tweede lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheidenvoor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die zijn verbonden aan de zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden, alsmede het toezicht daarop.

Artikel 7
  • 1. Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen voorschriften vast. Zij kunnen daarbij bepalen dat een door hen aangewezen functionaris of gremium al dan niet dwingende aanwijzingen geeft met betrekking tot de door hen daarbij aan te geven onderwerpen.

  • 2. Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij overleggen daarbij de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 9

Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.

Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archief-bescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 10

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 11

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 12
  • 1. De beheerder(s) verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van de taak van de archivaris noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 13

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder(s), alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 14

De beheerder(s) doet/doen aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeesteren wethouders een voorstel te doen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; 

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 15

De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk IV Slotbepalingen

Artikel 16
  • 1. De Archiefverordening Zaanstad 1999 wordt ingetrokken.

  • 2. Het Besluit aanwijzing beheerseenheden 1999 wordt ingetrokken.

Artikel 17

Deze verordening treedt in werking met ingang van de derde dag na bekendmaking ervan in het Gemeenteblad.

Artikel 18

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Zaanstad 2015.

TOELICHTING

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995(Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aan hef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen (hoofdstuk II) en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats(hoofdstuk III).

De Archiefverordening 2015 is grotendeels gelijkluidend aan de Archiefverordening 1999. Aanpassing was nodig als gevolg van de dualisering van medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de gemeentearchivaris te benoemenen de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten sindsdien bij het college van burgemeester en wethouders. Bijgevolg zijn de artikelen in de Archiefverordening 1999 met betrekking tot de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats niet overgenomen in de nieuwe verordening. Aanwijzing en beheer van de archiefbewaarplaats worden voortaan in het Besluit Informatiebeheer geregeld.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

 

 

Artikel 1

  • b.

    archiefbescheiden. Dit is een kernbegrip binnen de informatiehuishouding. Het gaat om alle documenten, ongeacht de vorm (papier, digitaal of anderszins) die door de gemeente worden ontvangen of opgemaakt uit hoofde van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de gemeente. De definitie van het begrip archiefbescheiden omvat, op grond van artikel 1, onder c.3o, van de Archiefwet ook de particuliere archieven en collecties die berusten in de archiefbewaarplaats.

Artikel 2

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 3

De aanwijzing van een of meer beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voor-schriften: het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 5

Tweede lid: De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor inaanmerking komende archiefbescheiden.

Derde lid: Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel is in het derde lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 7

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 8 en artikel 15

De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht dat voortvloeit uit de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wetrevitalisering generiek toezicht. Sinds die datum wordt een zwaarder accent gelegd op de horizontale verantwoording.

Artikel 10

De archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats zijn alle documenten (ofinformatie) die de gemeente opmaakt of ontvangt in het kader van haar taakuitoefening, die zich buitende archiefbewaarplaats bevinden. Dit betreft zowel papieren stukken als informatie die in digitale applicaties wordt opgeslagen en het betreft zowel archiefbescheiden die op termijn vernietigd worden alsarchiefbescheiden die op termijn naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.

Artikel 14

Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behouddan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.

Artikel 15

De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 8.