Rijksoverheid

Regelingenpocket Zaanstad

Titel regeling
Verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college van de gemeente Zaanstad gevoerde bestuur (ex. art. 213A Gemeentewet)
Uitgever
Zaanstad

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college van de gemeente Zaanstad gevoerde bestuur (ex. art. 213A Gemeentewet)

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:
Raad: Gemeenteraad van Zaanstad
College: College van burgemeester en wethouders van Zaanstad
Doelmatigheid: De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of de mate waarin met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.
Doeltreffendheid: De mate waarin de gemeente erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken.

Artikel 2 Selectie en frequentie onderzoeken

  • 2. Het college voert minimaal één onderzoek per jaar uit naar de doelmatigheid van:

    • a.

      (onderdelen van) organisatieonderdelen;

    • b.

      de uitvoering van gemeentelijke taken.

    alsmede naar de doeltreffendheid van (delen van) de in de begroting opgenomen programma’s en paragrafen.

  • 2. Het College selecteert jaarlijks de uit te voeren onderzoeken, op basis van positieve en negatieve selectiecriteria.

  • 3. De raad kan voorstellen doen voor de uit te voeren onderzoeken, maar vaststelling gebeurt door het college.

Artikel 3 Onderzoeksplan

Het college zendt ieder jaar een onderzoeksplan ter kennisgeving aan de raad en naar de Rekenkamerfunctie voor de in het erop volgende jaar te verrichten onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid.

Het onderzoeksplan wordt afgestemd met de planning van de te verrichten onderzoeken door de Rekenkamerfunctie.

In het onderzoeksplan wordt per onderzoek globaal aangegeven:

het object van onderzoek

de onderbouwing van de keuze van het onderzoek op basis van positieve en negatieve selectiecriteria

de reikwijdte van het onderzoek

de onderzoeksmethode

de planning en doorlooptijd van het onderzoek

de wijze van uitvoering

In het onderzoeksplan wordt aangegeven welke budgetten in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken.

Artikel 4 Voortgang en resultaten onderzoeken

Het college rapporteert in de bestuursrapportages en jaarstukken over de voortgang en (tussentijdse) resultaten van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, alsmede over de uitputting van bijbehorende budgetten.

Artikel 5 Rapportage en gevolgtrekking

De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een schriftelijke rapportage.

Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen.

Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college, indien nodig, een plan van verbetering op.

De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad en de rekenkamerfunctie aangeboden.

Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking 6 weken na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 7 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Zaanstad 2004”.

Artikel 8 Bekendmaking

Deze verordening zal worden bekendgemaakt door het plaatsen van de verordening in het Gemeenteblad. Tevens zal de tekst van de regeling worden geplaatst op de website van de gemeente.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 26 februari 2004,

voorzitter
raadsgriffier

Toelichting behorende bij de Verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Zaanstad 2004

Algemeen

Artikel 213a van de Gemeentewet verplicht tot periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Het gaat hierbij om een zelfonderzoek van het gemeentelijk beleid

Het is in de nieuwe Gemeentewet de verantwoordelijkheid van de raad om regels te stellen, die waarborgen dat deze onderzoeksverplichting op een zinvolle wijze wordt ingevuld.

Artikel 2 Selectie en frequentie onderzoeken

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. De raad eist een minimaal aantal uit te voeren interne onderzoeken per jaar van het college.

De onderzoeken naar doelmatigheid richten zich op (onderdelen van) organisatieonderdelen en de uitvoering van gemeentelijke taken. De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Jaarlijks zal ten minste één onderzoek worden uitgevoerd naar doelmatigheid en doeltreffendheid tezamen, gebaseerd op een lange termijn planning, die zal worden opgesteld. De raad kan hierbij onderwerpen voor een onderzoek aan het college aandragen, maar vaststelling gebeurt door het college.

Het streven is om minimaal twee onderzoeken (naar de doelmatigheid van een organisatieonderdeel en doeltreffendheid van een programma(onderdeel)) per jaar uit te voeren. Gelet op de thans beschikbare capaciteit, de werkdruk en het budget (€ 38.000) van de met uitvoering en coördinatie belaste afdeling is in 2004 slechts één onderzoek haalbaar.

Artikel 3 Onderzoeksplan

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en, als hij dat nodig acht, invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan.

Het onderzoeksplan geeft een volledig beeld van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog zeer globaal.

De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. In de verordening wordt aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen in ieder geval als volgt worden toegelicht:

  • a.

    Object van onderzoek

    Het object van onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk is aangegeven wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

  • b.

    Positieve en negatieve selectiecriteria

    De jaarlijks uit te voeren onderzoeken worden geselecteerd op basis van positieve en negatieve selectiecriteria.

    Positieve selectiecriteria kunnen zijn dat er veel geld of een hoog risico met een product of organisatieonderdeel gemoeid is, of dat er sprake is van specifieke wensen of aandacht vanuit de raad.

    Negatieve selectiecriteria zitten in de sfeer van zware belasting van een onderdeel of onderzoeken die al vanuit een ander kader (bijvoorbeeld Rekenkamerfunctie) plaatsvinden.

  • c.

    De reikwijdte van het onderzoek

    De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatieonderdelen en instellingen, waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte wordt in het onderzoeksplan ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatieonderdelen en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatieonderdelen en niet-gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

  • d.

    Onderzoeksmethode

    Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts).

  • e.

    Planning en doorlooptijd

    Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

  • f.

    Wijze van uitvoering

    Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijk apparaat (al of niet met inbreng van deskundige derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborden dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen, die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter, moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Artikel 4 Voortgang en resultaten onderzoek

In de bestuursrapportages informeert het college de raad over de voortgang en de resultaten van de onderzoeken, alsmede over de budgetuitputting.

Artikel 5 Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden daarom neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197, lid 2 van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag.

Systematisch aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook evaluatie en aanbevelingen voor verbetering. Dit dient dan ook onderdeel te zijn van de rapportage.

Bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Volgens de Gemeentewet moet deze verordening per 7 maart 2003 zijn vastgesteld, maar de gemeente Zaanstad heeft van de mogelijkheid gebruik gemaakt om bij raadsbesluit d.d. 17 februari 2003 de vaststelling van de verordening met maximaal een jaar uit te stellen.

Artikel 7 Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee in gemeentelijke stukken naar de ze verordening kan worden verwezen.

Vaststelling

De verordening moet binnen twee weken na vaststelling door de raad door het college naar gedeputeerde staten worden verzonden (artikel 214 Gemeentewet).