Rijksoverheid

Regelingenpocket Zaanstad

Titel regeling
Aanwijzingen Post- en Archiefzaken
Uitgever
Zaanstad

Tekst van de regeling

Intitulé

Aanwijzingen post- en archiefzaken

Hoofdstuk 1 Algemene aanwijzingen betreffende de ordening van het archief

I.I Algemene regel

De ordening van het archief vindt plaats met behulp van de code VNG, voorzover niet in het navolgende daar nadere regels voor zijn gesteld. Opberging van de stukken gebeurt met regelmaat.

1.2 Dossiers inzake gemeenschappelijke regelingen, lidmaatschappen, statistieken, subsidies en adviescommissies

Dossiers inzake gemeenschappelijke regelingen, lidmaatschappen, statistieken, subsidies en adviescommissies worden in een serie opgenomen. Ordening vindt plaats op het classificatienummer betreffende de taak.

Het classificatienummer van de serie en het nummer van de taak worden aan elkaar gekoppeld door tussenplaatsing van een dubbele punt.

Voor genoemde groepen wordt de ordening:

- gemeenschappelijke regelingen - 2.07.23:……………………. (taak)
- lidmaatschappen - 2.07.353.23:………………. (taak)
- statistieken - 2.07.77:……………………. (taak)
- subsidies - 2.07.85:……………………. (taak)
- adviescommissies raad en college van burgemeester en wethouders - 2.07.58:……………………. (taak)
1.3 Verordeningen

De verordeningen worden geordend volgens de code VNG. Dit in verband met het karakter van de verordeningen. Correspondentie betreffende de uitvoering van de verordeningen wordt in aparte dossiers opgeborgen. Deze splitsing gebeurt vanwege de op vernietiging plaatsing van laatstgenoemde dossiers.

1.4 Vergunningen

Deze dossiers worden primair geordend volgens de code VNG en secundair naar behoefte op naam, op ligging, op datum of op nummer.

1.5 Onroerende-zaaktransacties (aan-/verkoop, ruiling, erfpacht, huur en verhuur e.d.)

Deze dossiers worden primair geordend volgens de code VNG en secundair op ligging of op naam. De akten/contracten/overeenkomsten worden opgeborgen in de desbetreffende perceelsdossiers.

1.6 Woningbouw
Overheids en verenigingsbouw: primair ordenen op classificatienummer 1.733.41 en secundair naar behoefte.
Particuliere woningbouw: primair ordenen op classificatienummer -1.733.42 en secundair naar behoefte.
1.7 Personeelsdossiers (PD’s)

Onverkort het hierna in de hoofdstukken 3 en 4 gestelde worden de PD’s (classificatienummer 2.08) van het in dienst zijnde personeel in een serie opgenomen. De ordening is alfabetisch.

Dossiers van vrouwelijk personeel worden geplaatst op meisjesnaam.

1.8 persoons-/cliëntendossiers

Deze dossiers worden naar behoefte alfabetisch of numeriek geordend en toegankelijk gemaakt.

1.9 Planologische maatregelen

Deze dossiers worden primair geordend op classificatienummer en secundair naar behoefte op ligging, op naam of op nummer.

1.10 Vertrouwelijke dossiers

Stukken over een zaak met een tijdelijk of blijvend vertrouwelijk karakter worden in een apart archiefdeel opgenomen. In het reguliere archief wordt naar deze correspondentie verwezen. In het archief kan een gedeelte van de stukken over een zaak zijn of worden opgenomen in het reguliere dossier en een ander gedeelte in een apart vertrouwelijk dossier. In dat geval worden in de betreffende dossiers over en weer verwijzingen geplaatst.

Periodiek moet worden nagegaan of na een bepaalde periode (bijvoorbeeld bij de behandelfase of na het ontslag van het personeelslid) de vertrouwelijke stukken worden overgeheveld naar het 'gewone' reguliere dossier.

1.11 Precedenten

Stukken waarvan precedentwerking uitgaat of kan gaan, worden op het classificatienummer van de desbetreffende zaak in een apart dossier opgeborgen. Uit de titel van dit dossier moet blijken dat het hier om een precedent gaat of kan gaan.

Hoofdstuk 2 Aanwijzingen voor archiefvorming

2.1 Werkwijze in het dynamisch archief
  • 1. De dossieromslag mag circa 4 cm dik zijn. Zo nodig worden vervolg- of subdossiers aangelegd.

  • 2. Indien gebruik gemaakt wordt van tabstroken ter onderscheiding van diverse facetten van een zaak, wordt bij de overbrenging naar het semi-statisch archief de leesbaarheid van de tekst op deze stroken gecontroleerd. De verschillende facetten komen ook bij de ontsluiting tot uiting.

  • 3. Tevens wordt bij overbrenging naar het semi-statisch archief een stempel op het omslag geplaatst, waaruit blijkt tot welk tien-jarenblok het dossier behoort.

  • 4. Bij de dossiervorming wordt al rekening gehouden met latere bewaring of vernietiging.

  • 5. Regelmatig, maar zeker één keer per jaar, wordt het dynamisch archief geschoond van dossiers betreffende afgedane zaken die weinig meer door de administratie worden geraadpleegd.

  • 6. Aan het einde van een tien-jarenperiode (eerste periode is 1974-1983) wordt het dynamisch en het semi-statisch archief van elke beheerseenheid afgesloten.

  • 7. Om een aantal praktische redenen is het mogelijk om af te wijken van de strikte afscheiding van de archieven in tien-jarenblokken. Deze situaties doen zich met name voor bij reorganisaties en bij de oprichting c.q. opheffing van dienstonderdelen. In voorkomende gevallen worden in de betreffende archiefdelen adequate verwijzingen geplaatst.

  • 8. Dossiers van niet afgedane zaken worden geplaatst in het volgende tien-jarenblok.

  • 9. Voor zaken betreffende overdracht van onroerend goed bepaalt de transportdatum de plaatsing in het desbetreffende tien-jarenblok.

  • 10. Voor zaken die een werkingsduur hebben (bijvoorbeeld verordeningen, verkeersmaatregelen, vergunningen), bepaalt het moment van tenietgaan van de werking de plaatsing in het tien-jarenblok.

  • 11. Voor geldleningsdossiers geldt de datum van het raadsbesluit.

2.2 Werkwijze in het semi-statisch archief
  • 1. Het semi-statisch archief van elke beheerseenheid bestaat uit twee delen, namelijk een 'altijd te bewaren deel' dat te zijner tijd wordt overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, en een 'op vernietigingsjaar afgesteld deel'.

  • 2. Er wordt een dossiertoegang (inventaris) bijgehouden.

  • 3. De dossiers worden numeriek opgeborgen, met dien verstande dat voor elk gewenst vernietigingsjaar of te bewaren blok een serie ontstaat, waarvan de daartoe behorende dossiers de aanduiding krijgen van dat blok/vernietigingsjaar gevolgd door een volgnummer.

2.3 Regels materiële verzorging
  • 1. Alle documenten (losse stukken, dossiers, registers, delen en banden) zijn verpakt in zuurvrije omslagen/dossiermappen en dozen van zuurvrij karton, waarin geen metalen nietjes of klemmetjes zijn verwerkt die de stukken kunnen beschadigen.

  • 2. Registers, banden en delen zijn behoorlijk ge- of herbonden; kaartsystemen verkeren in raadpleegbare en transportabele toestand.

  • 3. De dozen zijn zo veel mogelijk op maat van de betreffende documenten.

  • 4. Tussen de zijwand van de (staande) dozen en de zich daarin bevindende documenten zit niet meer en niet minder dan een handbreedte ruimte. Bij liggende berging steekt dit minder nauw.

  • 5. De dozen en documenten zijn vrij van vuil en stof.

  • 6. De documenten zijn vrij van elastiekjes, metalen voorwerpen (nietjes, paperclips, spelden en andere hechtmechanieken) en hechtmechanieken van kunststof, die schadelijke of instabiele bestanddelen bevatten (zoals weekmakers).

  • 7. Plastic mappen en hoezen van schadelijke kunststoffen (zoals pvc, zelfklevende memoblaadjes, plakband) worden vervangen door zuurvrij papier of door hoezen gemaakt van chemisch neutrale kunststoffen (zoals polyester of polyethyleen).

  • 8. Chemisch actieve bestanddelen (bijvoorbeeld foto's) zijn apart geborgen of ten minste voorzien van een afzonderlijke omslag of envelop van daarvoor geschikt papier of kunststof. Wanneer zij niet-permanent houdbaar zijn (zoals zinkoxide of drysilver kopieën, thermische papieren), worden zij vervangen door langs xerografische weg vervaardigde kopieën.

  • 9. Bij signalering van schimmel en bij sporen van insecten of ongedierte zijn adequate maatregelen getroffen.

  • 10. Opgevouwen kaarten en technische tekeningen, affiches, prenten etc. zijn bij voorkeur gevlakt en afzonderlijk geborgen. Kaarten en tekeningen met ernstige slijtagesporen worden in principe vóór overbrenging naar de archiefbewaarplaats hersteld.

  • 11. Dozen en omslagen zijn geëtiketteerd. De etiketten van de dozen vermelden de naam van het archiefvormende overheidsorgaan, de periode van het archief en de volgnummers van de bestanddelen, conform de bij het archief behorende toegang (inventaris). De etiketten van de omslagen vermelden dezelfde gegevens als die op de dozen, alsmede het classificatienummer, een duidelijke omschrijving van de zaak, een begin- en zo mogelijk een einddatum. Sub- of vervolgdossiers moeten duidelijk zijn aangegeven en omschreven.

  • 12. Vanaf 1 juli 1994 is het gedeelte van de documenten dat door de overheidsorganen zelf is opgemaakt, vervaardigd op papier dat voldoet aan de norm 'NEN 2728 permanent houdbaar papier' of een overeenkomstige buitenlandse norm (bijvoorbeeld DIN 6738 LDK 24-85).

  • 13. Wanneer microverfilming of microfichering heeft plaatsgevonden, voldoen de microfilms en microfiches aan de relevante NEN-normen en ISO-normen. Zie hiervoor 'Archiefbeheer in de praktijk', hoofdstukken 5010 en 9810.

  • 14. Bij gebruik van schrijfstoffen, schrijfmachines, printers en kopieerapparaten door de overheidsorganen wordt rekening gehouden met het gestelde in de 'Regeling papier en schrijfmiddelen voor de burgerlijke stand', besluit van de minister van Justitie van 22-11-1993 (Stcrt. 1993, 228) en met de relevante normering. Zie ook 'Archiefbeheer in de praktijk', hoofdstukken 5010 en 9810.

  • 15. Digitale archiefstukken zijn op een zodanige wijze beschikbaar en toegankelijk dat ze na de overdracht aan de archiefbewaarplaats raadpleegbaar en reproduceerbaar zijn.

2.4 Regels ontsluiting

Bij overdracht van dossiers aan de archiefbewaarplaats wordt naast de gedigitaliseerde toegang een uitdraai meegeleverd die voldoet aan de volgende criteria:

  • 1.

    De uitdraai heeft een titelpagina die vermeldt:

    • -

      naam van het archief met zijn looptijd;

    • -

      eventueel gedeponeerde archieven;

    • -

      naam van bewerker(s);

    • -

      dienstonderdeel dat de bewerking en overdracht verricht;

    • -

      aar en plaats van totstandkoming van de toegang.

  • 2.

    De uitdraai heeft voorin een inhoudsopgave met paginaverwijzing.

  • 3.

    De uitdraai heeft een korte inleiding, die vermeldt:

    • -

      naam van archief/archiefvormer, diens plaats in groter organisatorisch verband, eventuele naamswijzigingen met jaar van optreden;

    • -

      ontstaan/oprichting en beëindiging/opheffing van de archiefvormer;

    • -

      ta(a)k(en)/bemoeienis(sen) van de archiefvormer en de wijziging(en) daarin met jaar van optreden;

    • -

      eventueel plaatsgevonden calamiteiten zoals brand, waterschade etc.

    • -

      omvang in strekkende meters van het archief bij de overdracht;

    • -

      openbaarheidsbeperkingen die bij de overdracht (zullen) worden gesteld, dan wel expliciet de mededeling dat het archief volledig openbaar is;

    • -

      oorspronkelijke structuur/opbouw van het archief;

    • -

      uitleg van de bewerking die leidde tot de bij overdracht bestaande toestand en inrichting van het archief, met name ingrepen in de oorspronkelijke of bestaande ordening en de redenen daarvoor;

    • -

      de bij de bewerking toegepaste selectie, zo mogelijk met volume van voor vernietiging geselecteerd materiaal, de grondslag voor de selectie: titel vernietigingslijst, met datum vaststelling en plaatsing in de Staatscourant.

  • 4.

    De eigenlijke toegang (inventaris) voldoet aan de volgende eisen:

    • -

      de beschrijvingen:

    • -

      alle bestanddelen zijn voorzien van een nummer van een doorlopende reeks per archief;

    • -

      per bestanddeel wordt een beknopte inhoudsomschrijving gegeven die de gemeenschappelijke noemer van het bestanddeel weergeeft; bij series worden de redactionele kenmerken vermeld (bijvoorbeeld: agenda's, jaarverslagen, notulen); bij dossiers kan worden volstaan met een zaak- of onderwerpomschrijving per dossieromslag; per dossieromslag wordt de looptijd of datering gegeven; de datering is ten minste in jaartallen; de omschrijvingen zijn zo exact mogelijk (zo is 'Zeedijk 1981' geen goede omschrijving en 'Verharding Zeedijk 1981' wel); afkortingen zijn vervangen door volledige woorden.

    • -

      de ordening:

    • -

      de ordening gebeurt in het algemeen volgens de regelgeving (archiefbeheerregeling etc.) die gold in de periode waarin het archief werd gevormd;

    • -

      series, reeksen en opvolgende dossiers zijn chronologisch opeenvolgend bijeengebracht;

    • -

      bij ontbreken van een registratuurplan of archiefcode is een toegang volgens een ander systeem aanwezig (bijvoorbeeld alfabetisch, chronologisch of onderwerpsgewijs) naar gelang de aard van het archief.

  • 5.

    De uitdraai heeft een paginering.

  • 6.

    De uitdraai is typografisch en redactioneel in een voor ieder begrijpelijke vorm en taal gesteld.

Hoofdstuk 3 Aanwijzingen voor archiefvorming van zaken met betrekking tot personeelsaangelegenheden

3.1. Indeling van Personeelsdossiers (PD's)

De indeling van PD’s vindt plaats in de volgende volgorde:

  • -

    benoeming, bevordering en ontslag

  • -

    pensioen

  • -

    vergoedingen/toelagen (tijdelijk)

  • -

    diverse

3.2 Persoonsgebonden correspondentie

Persoonsgebonden correspondentie wordt opgenomen in het betreffende PD op naam. PD’s van vrouwelijk personeel worden opgesteld op meisjesnaam.

3.3 Uitvoeringscorrespondentie

Uitvoeringscorrespondentie wordt onderwerpsgewijs opgenomen in aparte (verzamel-) dossiers.

3.4 Regelingen, circulaires en verordeningen

Regelingen, circulaires en verordeningen op het gebied van personeelsaangelegenheden worden in aparte dossiers gearchiveerd, zoals rechtspositie, benoeming/aanstelling, rechten/plichten, personeelszorg.

Definitieve, onderscheidenlijk blijvende bewaring van voorschriften bij alle diensten is niet nodig, onderscheidenlijk ongewenst.

Blijvende bewaring van de originele voorschriften vindt centraal plaats bij de dienst Middelen & Dienstverlening. Ter voorkoming van dubbele archieven vindt bewaring bij de overige diensten tijdelijk plaats tot maximaal 5 jaar.

3.5 Vertrouwelijke stukken

Vertrouwelijke stukken betreffende personeelsleden worden in afzonderlijke dossiers opgeborgen. Deze dossiers worden voorzien van het kenmerk G.

Op het niet geheime dossier wordt, zodra van een personeelslid een geheim dossier wordt aangelegd, de aantekening +G gesteld. Dezelfde aantekening wordt gemaakt in de toegang (inventaris).

3.6 Overige uitzonderingen

Om archieftechnische en praktische redenen worden de navolgende categorieën van per soonsgebonden stukken eveneens buiten het PD gelaten en gearchiveerd als aangegeven:

- verslagen beoordelingsgesprekken: bij de personeelsfunctionaris of een daartoe aangewezen ambtenaar belast met post en archiefzaken; het voorblad van de beoordeling met daarop vermeld het besluit wordt wel opgenomen in het PD;
- verslagen functioneringsgesprekken: uitsluitend bij betrokkene en de directe chef;
- uitkomsten psychologische testen en verslagen assessmenttrainingen: bij de personeelsfunctionaris of een daartoe aangewezen ambtenaar belast met post- en archiefzaken; uitsluitend toegankelijk voor directe chef, directeur van de dienst en de secretaris;
- instructies personeel: in een apart verzameldossier;
- functiebeschrijvingen/-waarderingen: in een apart verzameldossier;
- verklaringen inzake inkomsten naast wachtgeld of uitkering: in een apart verzameldossier;
- 1% regeling ziektekosten: in een apart verzameldossier;
- afgeschreven sollicitanten: sollicitatiebrieven terugzenden naar de afzender.
3.7 Vernietiging van PD's

Ten aanzien van bewaring of vernietiging van PD’s worden de richtlijnen in de 'Handleiding opbouw archief gemeente' van de VNG gevolgd. Bijvoorbeeld:

  • -

    PD’s worden vernietigd als betrokkene de leeftijd van 75 jaar heeft bereikt of bereikt zou hebben;

  • -

    het persoonsdossier blijft na beëindigen van de dienstbetrekking in het archief van die beheerseenheid waar de medewerker het laatst werkzaam was.

3.8 Uitlening en verzending van PD's

Interne verzending van dossiers vindt plaats in afgesloten huispostverzendmappen. Van de uitlening wordt een deugdelijke administratie bijgehouden. Het beheer van PD’s vindt overigens plaats met inachtneming van het gestelde in hoofdstuk 4.

Hoofdstuk 4 Beheer van personeelsdossiers

4.1 Definitie

Onder PD’s worden in dit hoofdstuk verstaan de dossiers, waarin de stukken worden verzameld die ambtshalve zijn ontvangen, respectievelijk zijn opgemaakt met betrekking tot personeelsleden van de gemeente.

4.2 Beheer

PD’s worden namens het hoofd van de dienst beheerd door de ambtenaar onderscheidenlijk de afdeling, binnen de dienst belast met post- en archiefzaken.

4.3 Ordening van PD's

PD’s worden in een afzonderlijke serie bewaard.

4.4 Afgifte van PD's

PD’s mogen slechts afgegeven worden aan een beperkt aantal ambtenaren:

  • -

    binnen de dienst aan ambtenaren belast met de behandeling van personeelszaken alsmede aan de hoofden van dienst en afdelingschefs, voor zover het gaat om dossiers van het personeel van de eigen dienst of afdeling;

  • -

    aan anderen eerst na toestemming van de ambtenaar belast met de behandeling van personeelszaken.

4.5 Ordening van vertrouwelijke PD’s

Vertrouwelijke PD’s worden in een aparte serie in af te sluiten kasten bewaard.

Deze dossiers worden beheerd door een daartoe door het hoofd van dienst aangewezen ambtenaar belast met de behandeling van post- en archiefzaken.

4.6 Afgifte van vertrouwelijke PD’s

Vertrouwelijke PD’s mogen slechts afgegeven worden:

  • -

    aan het hoofd van dienst en een beperkt aantal door het hoofd van dienst aan te wijzen ambtenaren belast met de behandeling van personeelszaken, voor zover het gaat om dossiers van het personeel van de eigen dienst of afdeling;

  • -

    aan anderen eerst na toestemming van het hoofd van de dienst.

4.7 Inzage eigen PD

Er bestaat geen bezwaar tegen dat personeelsleden hun eigen dossier (ook het vertrouwelijke) inzien, na een schriftelijk verzoek. Aan het verzoek om van bepaalde stukken een kopie te ontvangen, kan worden voldaan.

De dossiers worden niet aan betrokkenen uitgeleend.

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen

5.1 Inwerkingtreding

Deze aanwijzingen treden in werking met ingang van de eerste dag van de maand volgende op die waarin zij bekendgemaakt zijn en werken terug tot en met 1 januari 1996.

5.2 Citeertitel

Deze aanwijzingen kunnen worden aangehaald als Besluit Aanwijzingen post- en archiefzaken.

5.3 Bekendmaking

Deze aanwijzingen zullen worden bekendgemaakt door het plaatsen van dit besluit in het Gemeenteblad. Tevens zal dit besluit worden opgenomen in de algemeen verkrijgbare uitgave die is getiteld Verzameling verordeningen, besluiten en beleidsregels Zaanstad.

Ondertekening

Zaanstad, 19 april 1999

Aldus besloten door de directeur van de dienst Middelen & Dienstverlening in de hoedanigheid van algemeen registrator als bedoeld in artikel 2 van het Besluit Informatiebeheer,

drs. M.G.E.C. Overmars