Rijksoverheid

Regelingenpocket Zaanstad

Titel regeling
Reglement voor het gebruik van de archieven en verzamelingen, opgenomen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats
Uitgever
Zaanstad

Tekst van de regeling

Intitulé

REGLEMENT VOOR HET GEBRUIK VAN DE ARCHIEVEN EN VERZAMELINGEN, OPGENOMEN IN DE GEMEENTELIJKE ARCHIEFBEWAARPLAATS.

Artikel 1

De in de gemeentelijke archiefbewaarplaats ondergebrachte archieven en verzamelingen kunnen gedurende ten hoogste 7,5 uur per volledige werkdag worden geraadpleegd in de daartoe door de directeur Interne Zaken aangewezen lokaliteiten.

Artikel 2

  • 1. Behalve de dienstdoende ambtenaren, daartoe door de burgemeester en wethouders aangewezen, hebben slechts toegang tot de bewaarplaats: burgemeester en wethouders en zij die vanwege het Rijk of de provincie zijn belast met het toezicht op de in de bewaarplaats berustende archieven.

  • 2. Tevens worden, met voorkennis van de gemeentearchivaris, tot de bewaarplaats toegelaten de personen, belast met het toezicht op en het herstel en onderhoud van het gebouw en het meubilair.

  • 3. De gemeentearchivaris is bevoegd om, volgens door hem vast te stellen regels, gelegenheid te geven tot bezichtiging van de bewaarplaats.

Artikel 3

Nasporingen ten behoeve der gemeente worden verricht door de gemeentearchivaris of de onder hem werkzaam gestelde ambtenaren.

Artikel 4

  • 1. Een ieder is bevoegd, behoudens de beperkingen welke bij of krachtens de Archiefwet 1962 en in artikel 5, lid 1 worden gesteld, alsmede voor zover de voorwaarden bij de opneming in de bewaarplaats gesteld, zich daartegen niet verzetten, de in de gemeentelijke archiefbewaarplaats ondergebrachte archieven en verzamelingen kosteloos te raadplegen en daarvan afschriften, afbeeldingen, reproducties of uittreksels te maken of op zijn kosten te doen maken.

  • 2. Ten aanzien van de vervaardiging van afbeeldingen enz. van onderdelen van de verzamelingen, is de gemeentearchivaris bevoegd beperkingen te stellen. Van zijn beslissingen dienaangaande staat schriftelijk beroep open op burgemeester en wethouders.

  • 3. Van de gemeentelijke archiefbescheiden, die jonger zijn dan 51 jaar, mag de gemeentearchivaris geen inzage verlenen of afschriften, afbeeldingen, reproducties of uittreksels verstrekken dan met machtiging van burgemeester en wethouders. Het vorenstaande geldt niet voor functionarissen van de diensten, bedrijven en instellingen van welke de bescheiden afkomstig zijn en die daarvan ambtshalve wensen kennis te nemen.

Artikel 5

Voor het in het voorgaande artikel bedoelde gebruik der archieven en verzamelingen gelden, behalve hetgeen bij of krachtens de wet en bij de opneming in de archiefbewaarplaats is bepaald, de volgende regels:

  • a.

    voor de aanvang van het onderzoek vermeldt de bezoeker op de daarvoor vastgestelde wijze zijn naam, woonplaats, kwaliteit en het onderwerp van zijn nasporingen;

  • b.

    het meenemen van jassen, koffers en tassen in de studiezaal, bibliotheek en atlaskamer is niet toegestaan. Het meenemen van andere voorwerpen, die naar het oordeel van de gemeentearchivaris bescheiden kunnen beschadigen of de orde kunnen verstoren, is evenmin toegestaan;

  • c.

    het raadplegen van de door de bezoeker aangevraagde of voor zijn doel hem aanbevolen bescheiden geschiedt onder toezicht van een daarvoor aangewezen ambtenaar;

  • d.

    de bezoeker mag in de door hem geraadpleegde bescheiden geen aantekeningen maken, tekens plaatsen, vouwen leggen of op andere wijze beschadigingen aanbrengen. Hij moet zorg dragen dat de volgorde der losse bescheiden bewaard blijft. Het calqueren is hem verboden tenzij hij daartoe toestemming van de gemeentearchivaris heeft gekregen;

  • e.

    indien blijkt, dat de bezoeker tegen het in dit artikel onder "d" bepaalde gehandeld heeft of dreigt te handelen, kan hem door de gemeentearchivaris de gelegenheid tot verder onderzoek worden ontzegd, onverminderd zijn verplichtingen om in geval van aangebrachte schade deze te vergoeden. Van de door de gemeentearchivaris genomen beslissingen staat schriftelijk beroep open op burgemeester en wethouders.

Artikel 6

  • 1. Aan een ieder die gegevens aan archiefbescheiden heeft ontleend, staat het vrij, behoudens hetgeen daaromtrent bij de opneming in de wet of bij de opneming in de bewaarplaats is bepaald, deze gegevens te publiceren, mits hij:

    • a.

      zich verantwoordelijk stelt voor het door hem gepubliceerde;

    • b.

      een exemplaar van het door hem gepubliceerde aan het gemeentearchief afstaat;

    • c.

      ermee instemt dat het recht om het door hem gepubliceerde opnieuw te doen publiceren, zowel voor het gemeentearchief als voor anderen onverkort blijft.

  • 2. Voor het verspreiden van gegevens, ontleend aan andere documenten dan archiefbescheiden, gelden dezelfde bepalingen met dien verstande evenwel dat toestemming nodig is van de gemeentearchivaris van wiens beslissing schriftelijk beroep openstaat op burgemeester en wethouders.

Artikel 7

  • 1. Aan verzoeken van particulieren om te hunner behoeve van ambtswege nasporingen in de archieven en verzamelingen te doen, wordt door de gemeentearchivaris voldaan, wanneer naar zijn oordeel de dienst zulks toelaat.

  • 2. Voor nasporingen en voor afschriften, afbeeldingen, reproducties van en uittreksels uit de archieven en verzamelingen, worden van de aanvrager leges geheven volgens een door de gemeenteraad vast te stellen tarief.

Artikel 8

  • 1. De gemeentearchivaris is, behoudens de beperkingen die ten aanzien van de openbaarheid zijn gesteld, verplicht archiefbescheiden uit te lenen aan de beheerders van de door de minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur aangewezen en op een lijst vastgestelde archiefbewaarplaatsen, bibliotheken en andere instellingen, en aan overheidsorganen, waar de bescheiden onder zouden behoren te berusten als zij niet naar de bewaarplaats waren overgebracht, conform artikel 25 van het Archiefbesluit.

  • 2. De gemeentearchivaris is bevoegd een verzoek, als bedoeld in dit artikel, lid 1 af te wijzen, indien:

    • a.

      de toestand, de omvang of de bijzondere betekenis van de archiefbescheiden voor de uitlening een beletsel vormt;

    • b.

      de archiefbescheiden niet uit de archiefbewaarplaats kunnen worden gemist;

    • c.

      de gegevens, voor de verkrijging waarvan uitlening van archiefbescheiden was verzocht, van zo eenvoudige aard zijn, dat zij zonder uitlening kunnen worden verstrekt.

  • 3. Tegen beslissing krachtens het vorige lid staat beroep open op burgemeester en wethouders.

Artikel 9

  • 1. De archiefdiensten, bibliotheken en instellingen, welke tijdelijk stukken in bewaring ontvangen, zijn voor de ongeschonden bewaring der stukken verantwoordelijk.

  • 2. De particulier, te wiens behoeve de uitlening geschiedt, kan de archiefbescheiden bij de in lid 1 van dit artikelgenoemde instellingen kosteloos raadplegen. De aan de uitlening verbonden porto- en administratiekosten kunnen hem in rekening worden gebracht. Hij is bij het gebruik van deze bescheiden onderworpen aan de bepalingen die in artikel 5 van dit reglement zijn vastgesteld, voor zover die op hem kunnen worden toegepast.

Artikel 10

  • 1. De handschriften worden, wat de uitlening betreft, geheel met archiefbescheiden gelijk gesteld.

  • 2. Boekwerken uit de archiefbibliotheek kunnen, alleen bij hoge uitzondering en voor zover de dienst zulks toelaat, naar het oordeel van de gemeentearchivaris, worden uitgeleend.

  • 3. Bescheiden, behorende tot de historisch-topografische atlas kunnen slechts met toestemming van de gemeentearchivaris worden uitgeleend ten behoeve van tentoonstellingen.

  • 4. Van films en geluidsbanden kunnen slechts kopieën worden uitgeleend. in bijzondere gevallen kan hiervan met toestemming van de gemeentearchivaris worden afgeweken.

  • 5. De gemeentearchivaris is bevoegd om, zo hem dat wenselijk voorkomt, van de lener een borgstelling te vragen.

  • 6. Zij die de in dit artikelbedoelde stukken tijdelijk in bewaring ontvangen, zijn onderworpen aan de bepalingen die in artikel 5 van dit reglement ten opzichte van het gebruik der archieven en verzamelingen zijn vastgesteld, voor zover die op hen kunnen worden toegepast.

  • 7. Van de beslissingen van de gemeentearchivaris, op grond van dit artikel te nemen, staat beroep open op burgemeester en wethouders, welk college eveneens kan toestaan dat andere stukken uit de verzamelingen dan hiervoor genoemd, voor uitlening in aanmerking komen.

Artikel 11

De uitlening, bedoeld in de artikelen 8 tot en met 10 van dit reglement geschiedt slechts voor een bepaalde, ook op het bewijs van ontvangst te vermelden termijn. Op schriftelijke aanvraag van de belanghebbende kan deze termijn echter verlengd worden.

Artikel 12

Op aanvraag van de gemeentearchivaris kunnen stukken, behorende tot andere binnenlandse of buitenlandse archieven of bibliotheken, tijdelijk in bewaring worden genomen. De gebruikers zijn, behalve aan de bijzondere voorschriften, geldende voor de betrokken archieven en bibliotheken, onderworpen aan de bepalingen die in artikel 5 van dit reglement voor het gebruik van de archieven en verzamelingen zijn vastgesteld.

Artikel 13

In de lokaliteiten, voor de bewaring en raadpleging der archieven en verzamelingen bestemd, mogen geen licht-ontbrandbare stoffen of open vuur aanwezig zijn, mag niet worden gerookt en mogen geen dranken en etenswaren worden genuttigd. Het is tevens niet toegestaan anderen te hinderen door luidruchtigheid of enigerlei wangedrag. De gemeentearchivaris is bevoegd een bezoeker, wiens houding naar zijn oordeel daartoe aanleiding geeft, de toegang tot het gebouw te ontzeggen. Van zijn beslissingen dienaangaande staat beroep open op burgemeester en wethouders. In deze ruimten moeten, voor zover nodig, alarm-, reddings- en brandblusmiddelen aanwezig zijn.

Artikel 14

Dit reglement treedt in werking op 6 mei 1987.

Ondertekening

Aldus besloten door burgemeester en wethouders van de gemeente Zaanstad in nun vergadering van 6 mei 1987.
Gewijzigd door burgemeester en wethouders van de gemeente Zaanstad in hun vergadering van 18 juni 1991; in werking getreden op 18 juni 1991.