Rijksoverheid

Regelingenpocket Zaanstad

Titel regeling
Evenementenbeleid gemeente Zaanstad
Uitgever
Zaanstad

Tekst van de regeling

Intitulé

Nota Zaanse smaakmakers- Evenementenbeleid in Zaanstad

Hoofdstuk 1 Aanleiding

' Waarom geen 'Zomer aan de Zaan', waar elk evenement in kan passen, maar met veel meer uitstraling naar de eigen bevolking en naar buiten? Dat zou het visitekaartje van onze streek kunnen zijn en is ook ontzettend hard nodig om economische bedrijvigheid aan te trekken.'

Deze wens vanuit het Collegeprogramma 2006 - 2009 'Zaankanters maken de Streek' vormt de opmaat naar de opdracht voor het ontwikkelen van integraal evenementenbeleid. Sinds enkele jaren wordt er veel energie en aandacht geschonken aan versterking van de economische structuur en verbetering van de profilering van Zaanstad.

Zaanstad zet in op drie pijlers: First in Food, creatieve bedrijvigheid en toerisme. Omdat evenementen beschouwd kunnen worden als 'het visitekaartje' willen we deze beter afstemmen op onze profilering.

Maar er zijn ook redenen van vooral praktische aard. Er is bijvoorbeeld geen optimale evenementenplanning, waardoor er in bepaalde weekenden meerdere evenementen gelijktijdig plaatsvinden en er in andere periodes juist weer niets gebeurt. De interne afstemming tussen gemeentelijke diensten is niet optimaal, wat leidt tot onduidelijkheid en klachten van organisaties. Er komen steeds meer evenementen en daarmee groeit het aantal subsidieverzoeken bij de gemeente. Er is sprake van versnippering. Zo werden er dit jaar los van elkaar twee weekenden na elkaar twee verschillende evenementen georganiseerd - Smaakexplosies en Club Culinair - die qua thematiek overlappen. Bestaande evenementen als bijvoorbeeld DeininG bleken niet het resultaat en de spinoff te bereiken, die tevoren verwacht werd. Het ontbreken van evenementenbeleid maakt het lastig om voor deze issues een adequate oplossing te geven.

In februari 2008 werd een opdracht verstrekt aan LAgroup Consulting om in samenspraak met betrokkenen (binnen en buiten de gemeente) een aanzet te geven voor nieuw beleid, waarin duidelijke kaders worden gegeven ten aanzien van strategische visie, inhoudelijke keuzes, ruimtelijke consequenties, (organisatie)structuur en procedures.

Paragraaf 1.1 Aanpak

Belangrijke kernbegrippen bij de totstandkoming van evenementenbeleid zijn voor ons:

Passend• : we willen een opzet die bij Zaanstad past en die inspeelt op de Zaanse dimensies en kernwaarden vanuit streekmarketing.

Gezamenlijk• : het beleid wordt in overleg met in- en externe partners ontwikkeld.

iezen:• K we hebben een duidelijk profiel en een duidelijke ambitie voor ogen, op basis waarvan keuzes gemaakt kunnen worden.

Realiteitszin: • onze financiele middelen zijn beperkt, dus we kunnen geen 'gouden bergen' beloven. We beseffen ook, dat veel gemeenten in Nederland - ook in onze directe omgeving- zich willen profileren via evenementenbeleid.

Quick wins:• we kampen al geruime tijd met een aantal knelpunten. We willen in het evenementenseizoen 2009 het begin van een nieuwe ontwikkeling markeren.

Op basis van deze analyse moeten we richting en keuzes bepalen. De nota evenementenbeleid spitst zich toe op drie facetten:

strategisch/inhoudelijk:• verbinden van het evenementenbeleid aan de gemeentelijke doelstellingen ten aanzien van economische structuurversterking en profilering van de Zaanstreek;

organisatorisch: • verbeteren van de dienstverlening aan en facilitering van evenementenorganisaties;

procedureel:• duidelijke procedures en toetsingscriteria voor subsidiëring.

Paragraaf 1.2 Indeling van de hoofdstukken

In de hierna volgende hoofdstukken worden deze drie facetten nader uitgewerkt.

In hoofdstuk 2 beschrijven we wat we onder evenementen verstaan en formuleren we drie inhoudelijke doelstellingen voor het Zaanse evenementenbeleid.

Hoofdstuk 3 beschrijft wat voor soort evenementen er zijn en wat voor keuzes we willen maken om deze voortaan beter te laten aansluiten bij onze doelstellingen.

In hoofdstuk 4 geven we aan hoe we in de toekomst het gemeentelijke evenementenbeleid beter willen organiseren. Het gaat daarbij om verbetering van de interne coördinatie en afstemming.

Hoofdstuk 5 gaat in op de wijze waarop we willen zorgen voor adequate operationele randvoorwaarden, waaronder toepassing van regelgeving ten aanzien van openbare orde en veiligheid, beschikbaarheid van evenementenlocaties, promotie en monitoring.

In Hoofdstuk 6 geven we een beschrijving van de procedures en toetsingscriteria, die in de toekomst gehanteerd zullen worden.

Hoofdstuk 7 geeft ten slotte een overzicht van de financiële randvoorwaarden.

Paragraaf 1.3 Quick wins

Er ligt de uitdrukkelijke wens, dat vanaf het evenementenseizoen 2009 de eerste concrete resultaten van het nieuwe evenementenbeleid zichtbaar worden. Een aantal maatregelen, dat in deze evenementennota wordt vermeld, kan al vanaf 2009 worden geëffectueerd, zoals:

• het geven van een kwaliteitsimpuls binnen het evenementenaanbod;

• verbetering promotie;

• aanstellen van een evenementencoordinator;

• uitbreiding regionale samenwerking.

Hoofdstuk 2 Evenementen duidelijker verbinden aan gemeentelijke doelstellingen

Paragraaf 2.1 Begripsomschrijving: wat is een evenement?

Om het doel van evenementenbeleid te kunnen formuleren moeten we eerst helder hebben wat we onder evenementen verstaan. We volgen hierbij het advies van LAgroup. Een festival of een evenement is:

• een bijzondere en unieke gebeurtenis;

• gericht op ontspanning en vermaak;

• van beperkte duur;

• met een eenmalig of terugkerend karakter;

• gericht op een relatief groot publiek.

Bovendien is een evenement:

• openbaar toegankelijk;

• tegen betaling of gratis te bezoeken;

• gesubsidieerd of 'self-supporting';

• zowel binnen als buiten te houden;

• verplaatsbaar;

• van tevoren gepland, dus niet op ad-hoc basis.

Door de keuze voor deze omschrijving trekken we een grens. Dit betekent, dat een aantal activiteiten zoals tentoonstellingen, markten, braderieën, straat- en buurtfeesten, stille tochten, huldigingen hier niet toe gerekend worden.

Paragraaf 2.2 Drie hoofddoelstellingen van evenementenbeleid

• We willen evenementen inzetten voor profilering en 'het op de kaart zetten' van de Zaanstreek. Evenementen moeten daarom aansluiten bij de dimensies en kernwaarden die in het kader van streekmarketing zijn gekozen. Hiervoor komen vooral evenementen in aanmerking die een bovenregionale uitstraling hebben. Het uiteindelijke resultaat is dat deZaankanters trots zijn op hun gemeente (en dat ook uitdragen) en dat het aantal bezoekers aan de Zaanstreek zal stijgen. Daarnaast kan een duidelijke profilering ertoe leiden dat meer bedrijven en werknemers naar Zaanstad worden getrokken.

• Door middel van evenementen willen we een economische spin-off voor de gemeente genereren. Hierbij kan gedacht worden aan directe en indirecte bestedingen van bezoekers aan een evenement.

• Evenementen zijn - last but not least - ook van belang voor ontmoetingen en sociale binding. Enerzijds gebeurt dit doordat mensen actief betrokken zijn bij de organisatie van een evenement (bijvoorbeeld als vrijwilliger), anderzijds kunnen mensen elkaar ontmoeten tijdens een evenement zelf. Evenementen stimuleren zo het gevoel van betrokkenheid en 'sense of belonging' van de Zaankanters, brengen sfeer en leveren een bijdrage aan een aantrekkelijker woon- en vestigingsklimaat.

Hoofdstuk 3 Evenementen in soorten en maten; keuzes maken

LAgroup maakt een onderscheid in low, medium en high profile evenementen. Deze profilering vertalen wij als volgt:

1. lokale evenementen: voornamelijk bedoeld voor en gericht op de bewoners van Zaanstad zelf,

2. regionale evenementen: aandachttrekkend voor nieuwe en bestaande (boven)regionale bezoekers en gericht op een langer verblijf van deze bezoekers

3. (boven)regionale en nationale evenementen: beeldbepalende en aandachttrekkende evenementen, grote landelijke publiekstrekkers, belangrijk voor het imago en 'op de kaart' zetten van de Zaanstreek.

Met behulp van de analyse van LAgroup hebben we getoetst in hoeverre de evenementen, die momenteel gemeentelijke subsidie ontvangen, bijdragen aan de onder 2.2 genoemde doelstellingen.

Uit de analyse blijkt, dat veel van de huidige evenementen in Zaanstad vooral een lokale uitstraling en aantrekkingskracht hebben. Vier evenementen - Ronde van Noord-Holland, Skeelerronde Zaanstad, Midzomerzaan en Zingen op de Zaan (LAgroup classificeert de Dam tot Dam Wandeltocht en Fietsclassic ook als evenement met een regionale uitstraling. Wij kiezen er voor om de drie Dam tot Dam activiteiten te beschouwen als een totaalprogramma.) - vallen in de categorie (boven)regionaal. Smaakexplosies - dat dit jaar voor het eerst werd gehouden - heeft de potentie van een (boven)regionaal evenement.

Alleen het evenement Dam tot Dam kan worden aangemerkt als een evenement met landelijke uitstraling. Gelet op onze doelstellingen is de huidige verhouding niet in balans. We willen daarom in verhoucling meer gaan investeren in de nationale evenementen door een aantal bestaande subsidies te beëindigen en vrijkomende budgetten te herverdelen. Tot nu toe gaat in verhouding de meeste gemeentelijke subsidie naar de lokale en regionale evenementen.

We kiezen voor de volgende drie beleidslijnen:

• We blijven een (beperkt) aantal lokale evenementen financieel ondersteunen uit hetevenementenbudget.

• Binnen het bestaande aanbod van (boven)regionale evenementen maken we een keuze voor een aantal evenementen, dat we financieel willen (blijven) ondersteunen. We kiezen vooral die evenementen, die volgens ons het meest direct aansluiten op de kernwaarden van de Zaanstreek.

• We willen meer bekendheid, media-aandacht en economische spin-off genereren uit het enige echte nationale evenement, dat Zaanstad momenteel heeft, de Dam tot Dam. Daarnaast willen we meer gebruik maken van de spin-off van andere grote regionale evenementen, zoals Sail in 2010. We vinden, dat Zaanstad een evenement met landelijke uitstraling nodig heeft, waarmee de stad/streek een eigen gezicht en karakter 'naar buiten' laat zien. We denken hierbij vooral aan koppeling van industrie, erfgoed en First in Food.

Paragraaf 3.1 Eerste beleidslijn: ondersteuning bieden aan lokale evenementen

Zaanstad beschikt over een breed spectrum aan evenementen voor de lokale en regionale bevolking. Het brede aanbod aan lokale evenementen - dat voor het overgrote deel door vrijwilligersorganisaties uit Zaanstad wordt georganiseerd - is vooral belangrijk voor de sociale cohesie in de gemeente. Dat is een groot goed. Een aanzienlijk deel functioneert zonder gemeentelijke subsidie. Door verbetering van de gemeentelijke coordinatie willen we de organisatoren van deze evenementen in de toekomst beter faciliteren.

In het kader van ons nieuwe beleid ten aanzien van cultuurparticipatie (Deze evenementen maken deel uit van het activiteitenpakket waarvoor Zaanstad t.b.v. de jaren 2009 t/m 2012 een subsidieaanvraag zal indienen bij het Fonds Cultuur Participatie. Het gaat hierbij om voortzetting en vernieuwing van het huidige Actieprogramma Cultuurbereik.) vinden we het belangrijk, dat jongeren een duidelijk aandeel hebben in het evenementenbeleid. In dat kader wordt de subsidie aan het Moisefestival voortgezet. Daarnaast geven we de voorkeur aan ondersteuning van evenementen, die aansluiten op de thema's volkscultuur en culturele diversiteit.

Na vijf jaar Sportgala gaan we bezien hoe we dit evenement beter kunnen laten aansluiten op het nieuwe sportbeleid.

Per saldo zullen er minder gemeentelijke middelen overblijven voor lokale evenementen, vallend onder het evenementenbeleid. Gevolg hiervan is, dat een aantal in de toekomst geen subsidie meerzullen ontvangen (In de bijlage is een overzicht opgenomen van de nadere motivering op basis waarvan tot een keuze is gekomen). De betreffende organisaties maken zelf de afweging welke consequenties hieruit te trekken zijn.

In het kader van het evenementenbeleid blijven de leefbaarheidsbudgetten voor de wijken buiten beschouwing. Voor de vele wijkactiviteiten, die een steuntje in de rug krijgen, betekent het nieuwe evenementenbeleid geen wezenlijke verandering.

Paragraaf 3.2 Tweede beleidslijn: versterken van een beperkt aantal regionale evenementen

Zaanstad beschikt op dit moment over vier evenementen met een regionale uitstraling: Ronde van Noord-Holland, Midzomerzaan, Zingen op de Zaan en de Skeelerronde Zaanstad. We kiezen er voor om de eerste drie in principe voorlopig voor vier jaar financieel te (blijven) ondersteunen. Zij krijgen daarmee de kans om hun evenement door te ontwikkelen en (meer) neveninkomsten te genereren. Wél zullen er - explicieter dan tot nu toe het geval was - prestatie eisen ten aanzien van aantallen bezoekers, aantallen deelnemers en publiciteit worden verbonden aan de subsidiëring. Voorts worden kwaliteitseisen aan de organisaties gesteld.

De Skeelerronde Zaanstad heeft in onze ogen te weinig groeikansen (De skeelersport blijkt minder populair dan enkele jaren geleden werd voorspeld) en mede daardoor een geringe economische spin-off.

Food-evenementen zoals Smaakexplosies en Club Culinair ondersteunen de profilering van Zaanstad en communiceren het gewenste imago. Hier liggen kansen voor verdere ontwikkeling en verbreding,maar dan zal er meer afstemming en samenwerking moeten plaatsvinden.

e Dam tot Dam in 2009 vormt een uitstekende aanleiding om een dergelijke samenwerking te intensiveren. Zo'n aanpak kan overigens ook met ondernemersverenigingen in andere delen van Zaanstad worden versterkt. We denken hierbij onder andere aan activiteiten op de Zaanse Schans.We willen, dat Inverdan - ook in de bouwfase - een gebied wordt met uitstraling en reuring. Hier vinden vrijwel uitsluitend lokale evenementen plaats. Daarom is het belangrijk, dat ook de Stichting Binnenstadmanagement Zaandam (SBZ) aansluit bij onze aanpak ten aanzien van evenementenbeleid, bijvoorbeeld door activiteiten in Zaandam meer te bundelen of te combineren met de programmering van regionale evenementen (zoals Ronde van Noord-Holland, Zingen op de Zaan). Hierdoor is er meer mogelijk, wordt de aantrekkingskracht van het gebied vergroot, komen er meer bezoekers en kan dus een 'win-win' situatie worden gecreeerd. De 25

Paragraaf 3.3 Derde beleidslijn: (boven)regionale en nationale evenementen uitbouwen en meer bekendheid geven

e editie van dit evenement plaatsvindt. We willen ook stimuleren, dat deelnemers en bezoekers nog wat langer blijven. Ook willen we onderzoeken of in de toekomst een aantrekkelijker parcours en finishplaats in Zaandam tot de mogelijkheden behoren.Deze evenementen zijn van groot belang voor het imago van Zaanstad. Zij stimuleren niet alleen het bezoek aan de gemeente en de streek, maar ook het aantal bestedingen. De Dam tot Dam is uitgegroeid tot een evenementenweekend met verschillende attracties en in totaal 48.500 deelnemers (2007). Het evenement bevat de Dam tot Damloop, de wandeltocht en de FietsClassic. Jaarlijks komen er meer deelnemers bij. Bij veel mensen is nog niet bekend dat de Dam tot Damloop in Amsterdam start en in Zaandam eindigt. Er moet dus meer aan promotie en marketing van de Zaanstreek gedaan worden. Voor 2009 willen we met Le Champion afspraken maken over verbetering van de promotie voor Zaanstad, temeer omdat dan de 25

Als onderdeel van de Metropoolregio Amsterdam willen we meer samenwerken bij grote evenementen in de regio (Vanuit het Toeristisch Actieprogramma Metropoolregio Amsterdam (TAMA) (2008) wordt o.a. gewerkt aan een regionale evenementen-kalender). Een goed voorbeeld daarvan is het zeilevenement 'Sail' dat iedere vijf jaar in Amsterdam plaatsvindt en tevens een grote bezoekersstroom naar Zaanstad trekt. De facilitaire kosten voor Zaanstad zijn fors, terwijl de spin-off nu nog marginaal is. Vooral langs de oevers van het Noordzeekanaal, het Hembrugterrein en de Zaanoevers kunnen van een dergelijk grootschalig evenement profiteren. We willen hierop inspelen door samen met lokale organisaties en het Zaanse bedrijfsleven meer gezamenlijke (promotie-)activiteiten te organiseren rond Sail. Intussen dienen zich van tijd tot tijd vanuit de regio nieuwe partijen aan, die in de Zaanstreek hun (bovenlokale) evenementen willen organiseren. We proberen hen zo goed mogelijk daarbij te faciliteren door het bieden van adequate dienstverlening.

We zijn van mening, dat Zaanstad een eigen (boven)regionaal (of een nationaal) evenement verdient, dat direct aansluit bij de kernwaarden uit onze streekmarketingstrategie. Dat betekent:

• aansluitend op de kernwaarden groen, waterrijk, Zaanse bouwstijl, stads en dorps, de nabijheid van Amsterdam, voedingsindustrie, scheepvaart en industrieel erfgoed;

• onderscheidend;

• met een bovenregionale aantrekkingskracht in een cirkel van 100 kilometer rondom degemeente;

• in de maanden juli en/of augustus, want in die periode zijn er weinig evenementen omdat veel inwoners van Zaanstad dan met vakantie zijn. Omgekeerd zijn in deze maanden veel toeristen in Noord-Holland op vakantie die behoefte hebben aan vermaak.

De organisatie van zo'n nieuw evenement vergt een goede voorbereiding en brengt veel kosten met zich mee. Om de kwaliteit van het evenement te waarborgen, valt te overwegen om zo'n bovenregionaal evenement niet jaarlijks te organiseren, maar bijvoorbeeld een keer in de twee à drie jaar (biënnale of triënnale). Het geld dat het ene jaar bespaard wordt, kan het andere jaar deels geïnvesteerd worden in een hoogwaardige programmering en extra promotie (Dit jaar vindt bijvoorbeeld de Internationale Triënnale Apeldoorn plaats, een 100-daags evenement over tuin- en landschapsarchitectuur (of dit een succes wordt, moet nog blijken). Voorbeelden van biënnales zijn Dordt in Stoom in Dordrecht, het Utrecht Manifest en het FotoFestival Naarden.). Een mogelijkheid is ook om in de tussenliggende jaren wat kleinere activiteiten te organiseren en dan in het jaar van de triënnale/biënnale weer groots uit te pakken. We stellen voor om in 2011 hiermee een start te maken. Dat is het jaar, waarin Zaandam 200 jaar stadsrechten heeft en de Stichting Zaanse Schans vijftig jaarbestaat.Een (boven)regionaal evenement kan tot stand komen doordat een bestaand evenement met een beperktere reikwijdte verder doorgroeit of door bundeling van meerdere evenementen. Er kan zich ook een partij 'van buiten' aandienen, die de Zaanstreek verkiest als locatie voor een eigen(bovenlokaal) evenement (De Stichting Chocoladefestival is zo'n voorbeeld van een Amsterdamse organisatie, die haar evenement ChocA in de Zaanstreek wil organiseren). We willen in 2009 een specifieke oproep doen, waarin we evenementenorganisaties uitnodigen om voorstellen in te dienen voor het ontwikkelen van een nieuw evenement met bovenregionale uitstraling.

Onze gemeentelijke middelen zijn beperkt. Het is daarom belangrijk, dat we rond de promotie en financiering van (boven)regionale en nationale evenementen coalities aangaan met (Zaanse)bedrijven, maar ook bijvoorbeeld met de Stichting Binnenstadmanagement en met de Ondernemersvereniging Zaanse Schans. Een eerste stap in die richting is de Zaanse Coalitie Streekmarketing, die momenteel wordt ontwikkeld.

Paragraaf 3.4 Ruimte scheppen voor incidentele en innovatieve evenementen

In het evenementenbeleid willen we graag enige ruimte laten voor incidentele en innovatieve activiteiten. Voor dergelijke incidentele subsidies is het reguliere evenementenbudget in principe niet toereikend.

Voor activiteiten en manifestaties op het gebied van cultuur en beeldende kunst kunnen de Geldstroom Beeldende Kunst & Vormgeving of het gemeentelijke Fonds Culturele Innovatie enig soelaas bieden.

Paragraaf 3.5 Regionale afstemming en samenwerking

Zaanstad werkt op een aantal strategische dossiers (streekmarketing, First in Food, toerisme) nauw samen met de gemeenten Oostzaan en Wormerland. We willen deze lijn in de toekomst ook doortrekken voor wat betreft het evenementenbeleid. Dat zelfde geldt voor afstemming op het schaalniveau van de Metropoolregio Amsterdam.

Op het gebied van openbare orde en veiligheid bestaat overigens al een regionale evenementenkalender, aan de hand waarvan binnen politieregio Zaanstreek/Waterland afstemming plaatsvindt.

Hoofdstuk 4 Verbetering van de gemeentelijke coördinatie en organisatie

Integraal evenementenbeleid gaat verder dan alleen subsidie verstrekken aan organisaties. Er zijn in de afgelopen periode de nodige signalen geweest, waaruit blijkt dat de interne gemeentelijke coördinatie en organisatie verbetering behoeven.

Er is vooral behoefte aan:

• een duidelijk aanspreekpunt/loket, waar de evenementen-organisatoren terecht kunnen met hun vragen over inhoud en uitvoering en van waaruit interne processen beter kunnen wordengestroomlijnd;

• sturing op een betere verdeling van de evenementen wat betreft plaats en tijd'.

Bij het uitvoeren van het evenementenbeleid kunnen grofweg vier clusters van taken worden onderscheiden:

• beleidsinhoudelijke taken: het formuleren en actualiseren van het evenementenbeleid; stimuleren van nieuwe initiatieven;

• publiekrechtelijke taken: het procedurele traject rondom het verlenen van vergunningen en ontheffingen en het bewaken van de uitvoering van het beleid (handhaving en toezicht van evenementen);

• facilitaire taken: door politie, brandweer, reiniging, milieu, beheer enzovoort (deels een publiekrechtelijke taak);

• uitvoeringsgerichte taken: het ondersteunen van bestaande evenementen(organisatoren), de(collectieve) promotie van evenementen en het doen van onderzoek.

In dit hoofdstuk geven we aan op welke manier we de beleidsinhoudelijke en publiekrechtelijke taken binnen de gemeente willen gaan organiseren. In hoofdstuk 5 gaan we vervolgens nader in op de facilitaire en uitvoeringsgerichte taken.

Paragraaf 4.1 Interne gemeentelijke evenementencoördinator: betere dienstverlening en stroomlijning

De interne gemeentelijke evenementencoördinator is de spin in het web en het eerste aanspreekpunt/de accounthouder binnen het Klant Contact Centrum (KCC) voor evenementenorganisaties. Hij is verantwoordelijk voor een goede stroomlijning en organisatie van alle uitvoerende taken. Daartoe coördineert hij de taken van alle medewerkers, die betrokken zijn bij de uitvoering van evenementen.

Het gaat vooral om:

• interne coördinatie van publiekrechtelijke taken (met name vergunningen)

• uitvoering van het evenementenbeleid (onder andere advisering en informatieverstrekking, planning en afstemming van de evenementenkalender)

• advisering van de betrokken afdelingen

• ondersteuning bieden aan evenementenorganisatoren

De coördinator neemt geen taken van anderen over, maar kan wel in geval van nood bijspringen en adviseren.

Gelet op de bovengenoemde taken schatten wij de omvang van de functie van de evenementencoördinator op een formatieplaats, waarvan een deel vanuit het evenementenbudget bekostigd kan worden. Aan het begin zal de coördinator vooral reactief werken (reageren op aanvragen voor evenementen), maar op den duur gaat deze persoon ook pro actiever opereren. Deze functie kan worden ondergebracht bij de Dienst Publiek, aangezien het Klant Contact Centrum hiervoor bij uitstek is opgezet en ingericht. De coördinator is primair operationeel werkzaam, werkt nauw samen met de beleidsmedewerker, maar heeft geen beleidsbevoegdheid. Daarnaast is het van belang, dat de evenementencoördinator nauw gaat samenwerken met de streekmarketeer binnen de Afdeling Concerncommunicatie. Wellicht kunnen andere afdelingen, die betrokken zijn bij evenementen, op den duur (kosten)efficiënter gaan werken door de komst van een evenementencoördinator.

Paragraaf 4.2 Beleidsmedewerker evenementen: integraal beleid ten aanzien van evenementen

Op dit moment wordt er sectoraal gewerkt door verschillende afdelingen, zoals de afdeling Cultuur, Monumenten en Toerisme, Openbare Orde en Veiligheid, Communicatie en Klantcontact Vergunningen. Het is belangrijk, dat er een beleidsmedewerker komt, die verantwoordelijk is voorhet integrale beleid ten aanzien van evenementen. Uiteraard zal het beleid in overleg en samenspraak met de verschillende sectorale afdelingen tot stand moeten komen.

In de huidige situatie zijn de taken van de beleidsmedewerker versnipperd over verschillende afdelingen binnen de gemeente. Het is wenselijk dat deze taken in de toekomst worden gebundeld en worden uitgevoerd door een persoon. Gelet op de verwachte omvang van het takenpakket zijn we van mening, dat de beleidstaken kunnen worden uitgevoerd binnen de huidige formatie. We kiezen er voor om de beleidstaak onder te brengen bij de Dienst Stad, afdeling Cultuur, Monumenten en Toerisme.

Momenteel is de dienst Stad zelf organisator van enkele evenementen (Sportgala, Kinderboekenmarkt, Open Monumenten Dag). We zijn van mening, dat dergelijke uitvoerende taken in principe niet thuishoren bij de gemeente. We willen dan ook nagaan of en hoe we de organisatie hiervan kunnen overdragen aan derden.

Hoofdstuk 5 Zorg voor adequate operationele randvoorwaarden

In dit hoofdstuk wordt het evenementenbeleid uitgewerkt voor wat betreft facilitaire en uitvoerende taken. Aandachtspunten hierbij zijn vooral:• bijtijds en adequaat afstemmen van mogelijkheden en beperkingen vanuit openbare orde en veiligheid• voldoende geschikte locaties voor evenementen• betere sturing op collectieve promotie• periodieke monitoring van bezoekersaantallen, informatie-voorziening, waardering en economische effecten is nodig om de doelstellingen van het beleid te kunnen toetsen.

Paragraaf 5.1 Adequate afstemming van regelgeving ten aanzien van openbare orde en veiligheid

De gemeente dient voor wat betreft de openbare orde met een aantal aspecten rekening te houden. Vanuit landelijke wet- en regelgeving geldt hiervoor een aantal randvoorwaarden. Momenteel is de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland bezig om nadere richtlijnen op te stellen aan de hand waarvan evenementen vooraf kunnen worden beoordeeld op risico's. Hiermee kan een betere afstemming van de advisering van de rode, witte en blauwe kolom (brandweer, ambulance en politie) in de veiligheidsketen worden bereikt. Daarnaast worden ook meteen de regionale effecten van de evenementen meegenomen. In overige gevallen vindt aan de hand van individuele vergunningaanvragen met de betrokken veiligheidsdiensten ad-hoc overleg plaats. We zijn van mening, dat dit een goede aanpak is. Niettemin is er op onderdelen behoefte aan nadere richtlijnen.

Hieronder wordt een aantal onderwerpen aangestipt, dat vanuit evenementenbeleid van belang is. We geven daarbij aan op welke punten nadere richtlijnen gewenst zijn.

Sub-paragraaf 5.1.1. Geluidsniveau bij evenementen:

Het is gebruikelijk dat een maximaal geluidsniveau wordt vastgesteld. Het toegestane geluidsniveau ligt doorgaans hoger bij een (boven)regionaal en nationaal evenement (circa 80 - 95 dB) dan bij een lokaal evenement (circa 55 - 70 dB). Er bestaan op dit moment nog geen speciale richtlijnen voor evenementen. Met enige regelmaat komen er klachten over geluidshinder binnen. We zijn dan ook van mening, dat hiervoor nadere richtlijnen gewenst zijn.

Sub-paragraaf 5.1.2. Maximale frequentie van evenementen op een bepaalde evenementenlocatie:

Per locatie moet worden bepaald wat het maximale aantal evenementen per jaar is zodat er niet teveel overlast is voor de omwonenden. Het is tevens raadzaam om een rustpauze tussen twee evenementen in te bouwen zodat een evenementenlocatie niet te zwaar wordt belast in een korteperiode.

Sub-paragraaf 5.1.3. Indieningstermijn voor een aanvraag van een evenementenvergunning:

In de huidige situatie is de indieningstermijn voor evenementen (conform de Algemene Plaatselijke Verordening) drie weken. Dat is in de meeste gevallen te kort. Meestal wordt echter voor evenementen een beroep gedaan op de ontsnappingsclausule van acht weken, zodat incomplete aanvragen alsnog in behandeling kunnen worden genomen. We vinden, dat in de APV voor evenementen een standaardtermijn van acht weken moet worden opgenomen.

Sub-paragraaf 5.1.4. Aanvangs- en eindtijden van evenementen:

Nadere richtlijnen hierover zijn opgenomen in de Algemene Plaatselijke Verordening, de Zondagswet en de Wet Openbare Manifestaties. Het is verstandig om bij grote evenementen de omwonenden tijdig in te lichten zodat ze zijn voorbereid op mogelijke overlast.

Sub-paragraaf 5.1.5. Benodigde verkeersmaatregelen:

De grotere evenementen zijn meestal verplicht om een verkeersplan over te leggen aan de gemeente. Hierin staan bijvoorbeeld tijdelijke verkeersmaatregelen (zoals omleidingen, snelheidsbeperkingen en parkeerverboden) en de inzet van verkeersregelaars. In beginsel wordt van de organisatoren verwacht dat ze met hun evenement de verkeerssituatie niet hinderen. Bij uitzondering worden tijdelijke verkeersmaatregelen getroffen.

Sub-paragraaf 5.1.6. Veiligheidsplan:

Bij grotere evenementen wordt - vaak op advies van de politie - bij de verstrekking van de vergunning als voorwaarde gesteld dat er beveiligingsmedewerkers (van een gecettificeerd bedrijf) worden ingezet. Daarnaast moet een veiligheidsplan worden opgesteld zodat de organisatie en de veiligheidsdiensten weten wat de risico's zijn en wat er moet gebeuren in geval van calamiteiten. In een dergelijk plan is onder andere informatie opgenomen over mogelijke ongevalscenario's, EHBOposten, brandveiligheid en beveiliging.

Sub-paragraaf 5.1.7. Schenken van alcoholische dranken:

Niet overal mag alcohol worden geschonken. De Drank- en Horecawet stelt randvoorwaarden wanneer verstrekking van alcoholische dranken wel en wanneer niet is toegestaan. Meestal wordt dit geweigerd als het schenken van alcoholische dranken de openbare orde en veiligheid teveel verstoort of als een evenement voornamelijk gericht is op jongeren onder de 16 jaar. Deze wet is niet van toepassing voor evenementen, die op het water plaatsvinden (Met uitzondering van bestuurders/kapiteins van schepen). Gelet op de toename van het aantal evenementen op het water (zoals Zingen op de Zaan) zijn volgens ons aanvullende richtlijnen nodig.

Sub-paragraaf 5.1.8. Buitentaps:

Het aantal buitentaps bij een evenement wordt meestal beperkt. Vaak is een buitentap alleen toegestaan in de directe nabijheid of op het terras van een horecagelegenheid.

Sub-paragraaf 5.1.9. Evenementenglazen:

Veelal is het niet toegestaan dat er buiten in glaswerk wordt geschonken. Er dient dan gebruik te worden gemaakt van zogenoemde evenementenglazen. Bij grote evenementen mag soms ook binnen geen gebruik worden gemaakt van glaswerk.

Sub-paragraaf 5.1.10. Mobiele toiletten:

Als er veel bezoekers worden verwacht voor een buitenevenement, dan dient de organisator mobiele toiletten te plaatsen.

Sub-paragraaf 5.1.12. Aanvullende voorwaarden voor een evenement:

De gemeente kan aanvullende eisen stellen voor evenementen uit het midden- en topsegment. Hierbij kan gedacht worden aan het plaatsen van dranghekken en verwijzingsborden en het inzettenvan EHBO-medewerkers.

In de huidige situatie zijn geen vaste overlegmomenten ingepland voor de veiligheidsdiensten en de overige gemeentelijke afdelingen, die betrokken zijn bij evenementen. Daardoor is het mogelijk dat een dienst een advies uitbrengt, dat nadelig uitpakt voor de anderen. Het kan ook gebeuren dat de afdeling Vergunningen een vergunning verleent op basis van niet-actuele voorwaarden van de veiligheidsdiensten. Zowel de communicatie tussen de veiligheidsdiensten onderling als tussen de veiligheidsdiensten en de overige gemeentelijke afdelingen moet beter gestructureerd worden.

Om de afstemming tussen de veiligheidsdiensten en de overige betrokken partijen binnen degemeente te stroomlijnen is het noodzakelijk dat er in ieder geval tweemaal per jaar een overlegmoment komt. De evenementencoördinator neemt hiertoe het initiatief. Het is wenselijk dat de veiligheidsdiensten door vaste contactpersonen worden vertegenwoordigd tijdens deze bijeenkomsten. Wij vinden, dat tenminste twee keer per jaar overleg dient plaats te vinden; in hetvoorjaar voor aanvang van het 'evenementenseizoen' en in het najaar na afloop van het seizoen.

Paragraaf 5.2 Evenementenlocaties

Zaanstad beschikt over een ruim aantal evenementenlocaties, waarvan zich het grootste deel in Zaandam bevindt. Verder heeft iedere kern van de gemeente minstens een eigen evenementenlocatie. De basis is goed. De evenementenlocaties - de pleinen, de Zaan, het erfgoed, de historische linten, parken - sluiten goed aan bij de karakteristieken van de Zaanstreek

Sub-paragraaf 5.2.1. De Zaan

De Zaan is een populaire evenementenlocatie. De rivier stroomt door een groot deel van de gemeente en vormt daardoor een verbinding tussen de verschillende kernen. Het ligt daarom voor de hand om te kijken of het aantal evenementen op de Zaan kan worden uitgebreid. Niet voor niets wordt in collegeprogramma gesproken over Zomer aan de Zaan. Aan het gebruik van de Zaan voor evenementen zit echter een aantal haken en ogen.

De Zaan heeft een belangrijke economische functie. De beroepsscheepvaart maakt gebruik van de Zaan als verbinding tussen het Noordzeekanaal en de haven van Zaandam. Dit heeft tot gevolg dat deze route slechts enkele keren per jaar kan worden gestremd en dat er beperkingen zijn wat betreft de bereikbaarheid. De bruggen moeten geregeld open kunnen om schepen te laten passeren. Momenteel wordt ambtelijk de laatste hand gelegd aan een notitie, waarin kansen en beperkingen in beeld worden gebracht. Het gaat hierbij om aspecten als toezicht en handhaving, instellen van veren, bediening van bruggen, verkeersstromen op en over de Zaan en mandatering ten aanzien van afgifte van vergunningen. Voorlopige conclusie is, dat een beperkte uitbreiding van het aantal evenementen mogelijk is, mits deze vooral op zondagen en niet langdurig (meer dan tien uur) plaatsvinden.

De Zaan is ook aangewezen als route voor gevaarlijke stoffen. Dit brengt extra veiligheidsrisico's (Het gaat hierbij om groepsrisico's in het kader van externe veiligheid) met zich mee. Dat geldt ook voor een aantal productiebedrijven langs de Zaan. Een deel van de oevers is in eigendom van bedrijven en particulieren en heeft daardoor geen openbaar karakter. Dit beperkt de gebruiksmogelijkheden. Dit geldt zowel voor het aanmeren met de boot als voor toeschouwers van evenementen op het water.

Naast deze beperkingen is ook een aantal andere criteria relevant om te kunnen beoordelen of de Zaan in de toekomst geschikt is/blijft, c.q. wat nodig is om het gebruik voor evenementen te verbeteren. We denken hierbij onder andere aan: de bereikbaarheid met de auto, de bereikbaarheid met het openbaar vervoer, de aanwezige parkeergelegenheid, de relatie met de kernen/het centrum, de aanwezige risico's en de gebruiksintensiteit (ondergrond/oevers, omgeving en overigegebruikers).

We willen de beleidsmedewerker evenementen opdracht geven om samen met de procesmanager Zaanoevers, de afdelingen Ruimtelijke Ontwikkeling, Realisatie & Beheer, Openbare Orde enVeiligheid, de havenmeester en de brandweer nadere richtlijnen op te stellen, waarbij het gaat om een goede balans tussen de belangen van evenementenorganisaties, de belangen van bedrijven en schippers en de veiligheidsrisico's.

Sub-paragraaf 5.2.2. Hembrugterrein

Het Hembrugterrein wordt beschouwd als een bijzondere locatie voor binnen- en buitenevenementen. Omdat het terrein niet in eigendom is van de gemeente en verschillende veiligheidsrisico's hier een rol spelen, kan deze industriële erfgoedlocatie op dit moment nog maar in beperkte mate gebruikt worden. Gezien het bijzondere karakter van de locatie (dat uitstekend aansluit bij de kernwaarden van de Zaanstreek) willen we overleggen met onze ontwikkelingspartners van Nieuw Hembrug wat voor tijdelijke en structurele mogelijkheden er kunnen worden aangeboden voor evenementenorganisaties. Wellicht kan het Hembrugterrein soelaas bieden voor het huidige gebrek aan grote binnenlocaties.

Paragraaf 5.3 Promotie en communicatie

Er is behoefte aan een betere collectieve promotie van evenementen en andere activiteiten, die gericht zijn op een breed publiek. Sinds begin 2007 is de website www.ontdekdezaanstreek.nu in de lucht. Gebleken is, dat het gebruik hiervan nog niet optimaal is. Nadrukkelijk ligt hier ook een verantwoordelijkheid bij de evenementenorganisaties zelf. In samenspraak met de gemeentelijke coördinator kan er voor gezorgd worden, dat in de toekomst evenementen gegevens bijtijds worden aangeleverd. Het is de bedoeling, dat de huidige website deel uit gaat maken van de nieuwe integrale website www.zaanstreek.nl. Daarnaast kunnen de Zaanse evenementen ook een plek krijgen op landelijke websites zoals www.mijnnl.nl, www.uitburo.nl of www.evenementkalender.nl. Een adequate evenementenkalender kan ook gebruikt worden voor verbetering van de schriftelijkeinformatieverstrekking, zoals in het Zaanstad Journaal.

Met de huidige evenementenborden bij de stadsentrees is het niet mogelijk om actuele aankondigingen over evenementen te doen. We willen nagaan hoe we hierin verbetering kunnen aanbrengen.

De gemeentelijke website kan ook gebruikt worden om evenementenorganisatoren te informeren over gemeentelijke procedures en subsidiecriteria. In de interviews, die LAgroup heeft gehouden met evenementenorganisatoren kwam naar voren, dat er behoefte is aan meer informatie over de criteria voor het toekennen van subsidie en over de verdere procedures. Deze signalen wijzen eropdat er onvoldoende informatie beschikbaar is. Dergelijke informatie kan beschikbaar worden gesteldop de gemeentelijke website.

Paragraaf 5.4 Monitoring

We vinden het belangrijk om periodiek te monitoren of de beoogde evenementenaanpak voldoende aansluit bij onze doelstellingen. Dat geldt vooral voor de (boven)regionale en nationale evenementen, maar bijvoorbeeld ook voor evenementen, die een (deel-)subsidie ontvangen van andere overheden (Zoals vanuit het Fonds cultuur Participatie. Ook de provincie Noord-Holland verstrekt incidentele subsidies voor lokale evenementen (met een regionale uitstraling)).

De (boven)regionale en nationale evenementen worden doorgaans alleengeevalueerd door de organisatoren zelf.

Vanaf 2009 willen we starten met een beleidsmatige monitoring, waarbij niet alleen gekeken wordt naar bezoekersaantallen, maar ook naar profilering en uitstraling, media-aandacht en economische bestedingen.

We zijn van plan om de afdeling Statistiek & Onderzoek opdracht geven om in 2009 tijdens enkele grotere evenementen een nulmeting uit te voeren, waaruit blijkt waar de bezoekers vandaan komen, hoeveel ze hebben besteed tijdens het evenement, hoe ze bekend zijn geraakt met het evenementen dergelijke.

Daarnaast willen we de bezoekersaantallen in kaart brengen. Dat is overigens alleen mogelijk als er entree wordt geheven of als er tellingen worden gehouden tijdens het evenement. Vaak kunnen de veiligheids-diensten ook een indicatie geven. Met deze gegevens kan de ontwikkeling van de evenementen in Zaanstad worden gevolgd.

Aan de hand van dit soort gegevens wordt het mogelijk om in de toekomst onze doelstellingen ten aanzien van evenementenbeleid meer te kwantificeren.

Gezien ons beperkte budget is het niet haalbaar om alle evenementen ieder jaar uitgebreid te monitoren. We zullen daarom vooral gebruik maken van bestaande reguliere monitor-instrumenten als de Zaanpeiling en het Zaanpanel. Tevens willen we gaan onderzoeken of Zaanstad zich kan aansluiten bij landelijke monitors, zoals de 'Event Audit Nederland'. Een drietal bureaus op het terrein van onder meer eventmarketing en -onderzoek (Meerwaarde Sport en Economie, ReSpons Evenementen Monitor en BV De Nieuwe Aanpak) heeft in 2007 het initiatief genomen om te komen tot een beter onderzoek naar cijfers van grootschalige evenementen. De initiatiefnemers streven ernaar richtlijnen op te stellen voor het meten en vaststellen van onder andere bezoekersaantallen, mediawaarde en economische effecten, waardoor onderlinge vergelijking mogelijk wordt. De richtlijnen worden opgesteld in overleg met tal van betrokken partijen in de evenementenbranche en daaraan verwante sectoren. Deelnemende gemeenten zijn Rotterdam, Amsterdam, Den Haag, Utrecht en Eindhoven.

Hoofdstuk 6 Heldere procedure en duidelijke toetsingscriteria

• Het subsidieproces moet beter worden gestroomlijnd, zodat de organisatoren weten waar zeaan toe zijn c.q. gelijk behandeld worden.

Evenementenorganisaties zijn gebaat bij heldere procedures en duidelijke criteria. In dit hoofdstuk schetsen we stap voor stap de beoogde procedure.

Fase 1: Informatieverstrekking

Het is belangrijk, dat evenementenorganisatoren hun plannen zo vroeg mogelijk kenbaar maken. De evenementencoördinator fungeert als aanspreekpunt en vraagbaak. Vooral voor (nieuwe) organisaties is het belangrijk, dat zij zich bijtijds kunnen informeren over de spelregels en voorwaarden. De basisinformatie hierover zal via de website bekend worden gemaakt. Organisaties, die in aanmerking willen komen voor subsidie, worden aangespoord om over hun plannen in een vroegtijdig stadium te overleggen met de evenementencoördinator. Het gaat er daarbij om dat praktische informatie wordt aangeleverd over het te organiseren evenement (type evenement, het tijdstip en de locatie).

Organisatoren van incidentele evenementen dienen zo vroeg mogelijk, maar uiterlijk drie maanden van tevoren contact op te nemen met de evenementencoördinator in verband met hetvergunningentraject.

Fase 2: Aanmelding

Om tot een evenwichtige spreiding van evenementen te komen en zo snel mogelijk na aanvang van het nieuwe jaar een actuele evenementenkalender op de website te kunnen publiceren, moeten in ieder geval de (boven)regionale en nationale evenementen uiterlijk voor 1 december van het jaar voorafgaand aan de uitvoering bij de evenementencoördinator zijn aangemeld. Deze bepaalt de plaatsing op de evenementenkalender. Daarbij wordt getoetst aan de hand van de volgende criteria:

• Is het een evenement volgens de in het beleid gehanteerde definitie?

• Past het evenement qua locatie in het jaarprogramma? Met andere woorden, vinden er op dezelfde locatie in de gemeente méér evenementen plaats en wat zijn de gevolgen daarvan?

• Past het evenement qua tijd in het jaarprogramma? Met andere woorden, vinden er in de gemeente Zaanstad op de geplande datum meer evenementen plaats en wat zijn de gevolgen daarvan? Op welke wijze wordt aansluiting gezocht bij de regio.

• Kunnen de gevraagde vergunningen, benodigde ontheffingen en facilitaire ondersteuning iprincipe worden verstrekt door de gemeente? n

Uiteraard zijn er ook evenementen, die pas op een later tijdstip definitief zijn. Deze evenementen kunnen in de loop van het jaar alsnog worden opgenomen in de evenementenkalender.

Selfsupporting evenementen, die zonder subsidie worden georganiseerd, maar wel een vergunning nodig hebben moeten deze nu minimaal drie weken voor de uitvoering aanvragen. Bij conflicten in de spreiding van evenementen wordt in eerste instantie gezocht naar een alternatieve tijd of locatie.

Biedt dit geen soelaas, dan gaan in principe evenementen uit een beleidslijn met hogere prioriteit voor evenementen uit een beleidslijn met een lagere prioriteit. Dus, een (boven)regionale evenement gaat in dat geval voor een lokaal evenement. Organisatoren van nieuwe of grote evenementen doener goed aan om in een zo vroeg mogelijk stadium hun plannen te bespreken met de evenementencoördinator om eventuele stagnatie te voorkomen.

Fase 3: Vergunningenaanvraag

Zodra de plaatsing op de evenementenkalender is goedgekeurd start het proces voor het verkrijgen van de benodigde vergunningen, ontheffingen en ondersteuning.

Bij de beoordeling van de vergunningverlening wordt - naast aspecten van openbare orde en veiligheid - ook gekeken naar de aansluiting op de planning van de evenementenkalender.

Fase 4: subsidieaanvraag en -verlening

Een deel van de evenementenorganisatoren zal in aanmerking willen komen voor gemeentelijke subsidie. Ook hiervoor geldt, dat dit verzoek pas in behandeling wordt genomen nadat plaatsing op de evenementenkalender is goedgekeurd door de evenementencoördinator. Organisaties kunnen een subsidieverzoek indienen bij de dienst Stad.

Aanvragen voor evenementensubsidies moeten voldoen aan de basiscriteria van de Algemene Subsidie Verordening (ASV). Op basis van deze evenementennota wordt een specifieke Beleidsregel Evenementen vastgesteld, waarin nadere voorwaarden over subsidiecriteria, aanvraag, uitvoering, verslaglegging en evaluatie zijn opgenomen.

Hierbij zal ook rekening worden gehouden met evenementen, die pas laat in het jaar plaatsvinden en het daarom nog niet zeker zijn of het ook het jaar daarop weer georganiseerd gaat worden (afhankelijk van het behaalde succes).

Een evenement, waarvoor gemeentelijke subsidie wordt verstrekt, moet aantoonbaar aansluiten bij het gemeentelijke evenementenbeleid. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen algemene basiscriteria die voor alle evenementen gelden en specifieke inhoudelijke criteria.

Criteria ten aanzien van inhoudelijke basisdoelstellingen:

* het evenement stimuleert de sociale binding in de Zaanstreek; en/of

en/of» het evenement profileert de Zaanstreek of 'zet de Zaanstreek op de kaart';

* het evenement genereert aantoonbaar een economische spin-off.

Criteria ten aanzien van kwaliteit en aantrekkingskracht:

en/of* het evenement sluit direct aan bij een van de drie pijlers van de streekmarketing (First in Food,toerisme en creatieve bedrijvigheid);

* het evenement is onderscheidend/uniek ten opzichte van andere evenementen in de regio (en bijvoorkeur ook in de rest van Nederland).

» het evenement heeft een (boven)regionale uitstraling en kan een substantieel aandeel bezoekers uit Noord-Holland, Zuid-Holland, Utrecht, Gelderland, Flevoland en Friesland aantrekken; en/of

* het evenement heeft een (Internationale uitstraling en trekt een substantieel aandeel bezoekers uit de rest van Nederland; en/of

» het evenement krijgt bovenregionaal of (inter)nationaal substantiële media-aandacht.

Kwaliteitscriteria ten aanzien van organisatie en uitvoering:

« de initiatiefnemer werkt professioneel

« de aanvrager is een privaatrechtelijke rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid zonder winstoogmerk.

Financiele criteria:

« het evenement is financieel haalbaar en kan een solide begroting voorleggen

* de gemeentelijke subsidie is bedoeld als aanvullend en bedraagt ten hoogste 50% van het begrote kosten

» het gemeentelijk subsidieaandeel voor lang(er) lopende regionale en bovenregionale of landelijke evenementen neemt in principe af

Lokale evenementen moeten tenminste op een van de inhoudelijk basisdoelstellingen aansluiten, regionale evenementen op twee van de drie en bovenregionale of landelijke evenementen moeten aansluiten op alle inhoudelijke basisdoelstellingen.

Lokale evenementen kunnen in principe door vrijwilligers worden georganiseerd. Van organisatorenvan regionale, bovenregionale of landelijke evenementen wordt een grotere professionaliteit verwacht.

De criteria ten aanzien van kwaliteit en aantrekkingskracht zijn vooral van belang voor regionale, bovenregionale of landelijke evenementen.

Het bepalen van de hoogte van de subsidie is maatwerk. We gaan vooralsnog niet uit van vaste subsidiebedragen per cluster van evenementen (lokaal, regionaal of landelijk). De evenementen zijn immers ieder verschillend van opzet en dat heeft gevolgen voor de kosten, die gemaakt moetenworden.

Fase 5: toekenning

De beleidsmedewerker evenementen beoordeelt of evenementen voldoen aan de genoemde criteria en houdt bij twijfel eventueel ruggespraak met de evenementencoördinator. Het kan bijvoorbeeld niet zo zijn, dat subsidie wordt verleend aan een evenement, waarvoor geen vergunning kan worden afgegeven.

Fase 6: evaluatie

In nog te ontwikkelen nieuwe Beleidsregel Evenementen worden nadere voorwaarden geformuleerd ten aanzien van verslaglegging en evaluatie.

Hoofdstuk 7 Noodzakelijke financiële randvoorwaarden

In dit hoofdstuk brengen we de financiële randvoorwaarden, die nodig zijn om het evenementenbeleid, zoals dat in de voorafgaande hoofdstukken is beschreven, ten uitvoer tebrengen.

Paragraaf 7.1 Financiële verantwoordelijkheid

De verantwoordelijkheid voor het ontwikkelen van integraal evenementenbeleid ligt bij de gemeente Zaanstad, die daartoe de voorwaarden schept. Enerzijds door facilitering van voorzieningen en menskracht - zoals een evenementencoördinator -waarmee de gemeentelijke regierol kan worden gerealiseerd; anderzijds door het beschikbaar stellen van subsidiebijdragen voor evenementen.

Evenementenorganisatoren moeten zich ervan bewust zijn dat de gemeente niet het gehele evenement kan financieren. Zij zullen zelf dus ook een aanzienlijke inspanning moeten leveren om voldoende inkomsten te genereren. Belangrijkere financieringsbronnen voor evenementen zijn eigen inkomsten, subsidies van andere overheden en sponsors.

Paragraaf 7.2 Huidige financiële middelen vormen de basis

Er komen geen extra structurele middelen op de gemeentebegroting voor evenementen. Dat betekent, dat sturing gegeven wordt door herverdeling van bestaande evenementensubsidies. Per saldo is vanaf 2009 minder te besteden. Daarnaast kan op incidentele basis vanuit andere begrotingsposten bijgedragen worden aan evenementen. Er komt een totaalbudget voor evenementensubsidies. Nu is het budget nog verdeeld over verschillende begrotingsposten.

Enerzijds om het overzicht te houden, anderzijds om flexibeler om te kunnen springen met subsidies. In de huidige situatie kunnen niet-verstrekte subsidies niet worden aangewend voor andere evenementen.

Paragraaf 7.3 Herverdeling van het budget vanaf 2009

Verdeling naar profiel

2007

2009

-(boven)regionaal/nationaal

70.500

140.000

- regionaal

98.500

60.000

-lokaal

328.000

82.000

-evenementenborden

7.000

7.000

totaal

504.000

289.000

structurele middelen 2007

332.000

incidentele middelen 2007

172.000

Nieuwe onderdelen

2009

-evenementencoördinator

50.000

-monitoring

10.000

incidenteel

4.000

structureel beschikbaar vanaf 2009

353.000

Oorsprong van evenementenbudget

2009

-Programma 13 sport en recreatie

213.000

programma 14 cultuur

119.000

programma 18 betuur en organisatie

21.000

totaal

535.000

Verklaring verschillen in budgetruimte tussen de budgetten 2007 en 2009.

Er vindt in 2009 een afname van middelen plaats. Van het incidentele budget (totaal € 172.000) vervalt € 122.000, wegens het wegvallen van tijdelijke stimuleringsregelingen (zoals Actieplan Cultuurbereik). Het verschil van € 50.000 is een bijdrage uit het programma Inverdan tot 2009. Uit de evaluatie zal moeten blijken welke middelen vanuit Inverdan ten behoeve van evenementen in de binnenstad vanaf 2009 beschikbaar zullen zijn. Daartegenover staat dat er onder invloed van het accres het budget met ca € 21.000 is toegenomen. Daarnaast zijn de budgetten voor 2009 opnieuw verdeeld naar de diverse profielen. Deze verdeling leidde ertoe dat er ten opzichte van 2007 voor de lokale evenementen € 246.000 minder budgetruimte is. Per saldo zijn de structurele middelen op niveau. Het in enig jaar beschikbaar komen van incidentele middelen geeft nog wat extra armslag. In verhouding tot andere steden van vergelijkbare grootte staat het Zaanse evenementenbudget op een redelijk gemiddelde, indien de eventuele incidentele middelen worden meegenomen. (Er zijn hierover geen gegevens bekend uit benchmark-onderzoeken.

Een paar voorbeelden: Haarlem: € 462.000,-; Heerlen € 472.000,-; Almelo: € 455.000,-; Delft: € 520.000,-; Nijmegen: € 845.000,-)

Paragraaf 7.4 Budget voor spontane/incidentele evenementen

Het kan voorkomen dat evenementen zich spontaan aandienen. Daarmee is in de evenementenbegroting vrijwel geen rekening gehouden. Het is in eerste instantie van belang om het bestaande evenementenaanbod te versterken en er voor te zorgen dat er een bepaalde continuïteit ontstaat in het aanbod. Dat er geen extra budget is voor spontane evenementen wil niet per definitie zeggen dat er voor deze evenementen geen mogelijkheden voor subsidie zijn. In het geval dat een bestaand evenement komt te vervallen, kan besloten worden het betreffende subsidiebedrag alsnog in te zetten voor spontane initiatieven. Voor kunst en cultuurevenementen kan eventueel een (beperkt) beroep worden gedaan op middelen vanuit het Fonds Cultuur Participatie en de Geldstroom Beeldende Kunst & Vormgeving (zie ook onder 3.4).

Paragraaf 7.5 Groeimodel

Uit de praktijk blijkt dat veel evenementen vooral de eerste jaren moeite hebben om tot een sluitende exploitatie te komen. Zowel sponsoren als gemeenten willen vaak eerst dat een evenement zich 'bewijst' voordat ze er geld in gaan steken.

We willen onze evenementensubsidie vooral gebruiken als stimuleringsbijdrage, door een evenement juist in de eerste jaren financieel te ondersteunen en vervolgens de subsidie af te bouwen zodat een evenementenorganisatie zelf meer sponsorgeld moet binnenhalen. Met dit financieringsmodel kunnen we binnen ons huidige evenementenbudget ruimte creëren.

Als een evenement uitgroeit tot een succes - zoals de Dam tot Dam - wordt het eenvoudiger om externe financiering en sponsoring te krijgen. Wij zijn van mening, dat de Dam tot Dam door de jaren heen heeft bewezen financieel stevig op eigen benen te staan. We willen daarom vanaf 2010 het huidige subsidiebudget aan Le Champion verlagen en herbestemmen voor versterking van het evenementenbeleid op andere onderdelen.

Paragraaf 7.6 Evenementenfonds

We overwegen om met inbreng van externe partijen een fonds op te richten, waarmee voorzieningen voor gezamenlijk gebruik door evenementenorganisatoren (zoals dranghekken, maar ook promotie) kunnen worden gefinancierd (Onder andere de gemeente Breda kent zo'n fonds, dat wordt beheerd door de WV en wordt gevuld door een groep van circa 100 kleine sponsoren uit het bedrijfsleven die gemiddeld een bijdrage van € 1.000,- tot € 1.500,- leveren. Als tegenprestatie krijgen de sponsoren evenementenarrangementen, personeelsuitjes, voorrang bij evenementen en dergelijke.).

In de praktijk profiteert een aantal bedrijven (met name horeca) mee van de spin-off van een evenement, maar dragen zelf niet bij. Een evenementenfonds zou een oplossing kunnen bieden voor deze 'freeriders problematiek'.

Een dergelijk fonds is niet eenvoudig te realiseren, er zitten nog wel wat haken en ogen aan, maar zou wel in overweging genomen kunnen worden. Het fonds zou overigens ook een 'netwerkfunctie' kunnen bieden voor sponsoren. Bedrijven zijn bereid specifieke evenementen te sponsoren wanneer zij zich daarmee kunnen profileren of vanuit een gevoel van 'good citizenship'. We stellen ons voor, dat op die manier onder andere Stichting Binnenstadsmanagement Zaandam en de Ondernemersvereniging Zaanse Schans een bijdrage gaan leveren aan een dergelijk evenementenfonds.

Ondertekening

De raad van de Gemeente Zaanstad,
gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders,
kennis genomen hebbende van de punten uit de voorbereidende vergadering op 27 november 2008
kennis genomen hebbende van de toezeggingen van de wethouder in de voorbereidende vergadering.
• De wethouder informeert de organisatoren van activiteiten die niet meer onder de evenementennota vallen, per brief over de alternatieve mogelijkheden.
• Wethouder Ootjers neemt contact op met collega Luiten over de ondersteuning van de Stichting Binnenstadsmanagement.
Besluit:
1. In te stemmen met de doelstellingen van het evenementenbeleid:
a. Stimulering van ontmoeting en sociale cohesie
b. Economische spin-off
c. betere profilering van de Zaanstreek
2. In te stemmen met de beleidslijnen voor de uitwerking van de bovenstaandedoelstellingen:
a. keuzes uit de lokale evenementen welke financiele ofwel facilitate ondersteuningkrijgen
b. versterking van een aantal regionale evenementen
c. uitbouw van de bovenregionale, nationale en Internationale evenementen
d. een verschuiving van de middelen van evenementen met lokale uitstraling naarevenementen met een regionale, nationale en Internationale uitstraling.
3. De nota 'Zaanse Smaakmakers', evenementenbeleid in Zaanstad, vast te stellen;
4. In te stemmen met de vorming van een centraal subsidiebudget voor evenementenbinnen het programma Cultuur. Hiervoor vanuit het programma's 13 (Sport) €213.000 overte hevelen naar het programma 14 (Cultuur) en vanuit het programma 18 (Bestuuren Organisatie) €21.000 over te hevelen naar het programma 14 (Cultuur).
Aldus besloten in de raadsvergadering van 4 december 2008
voorzitter,
raadsgriffier,