Rijksoverheid

Regelingenpocket Vlaardingen

Titel regeling
Voorschriften betreffende de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van informatie van de gemeentelijke organen voor zover deze nog niet is overgebracht naar de archief-bewaarplaats (Besluit Informatiebeheer Vlaardingen 2013)
Uitgever
Vlaardingen

Tekst van de regeling

Intitulé

Voorschriften betreffende de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van informatie van de gemeentelijke organen voor zover deze nog niet is overgebracht naar de archief-bewaarplaats (Besluit Informatiebeheer Vlaardingen 2013)

Het college van burgemeester en wethouders van Vlaardingen, gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van informatie van de gemeentelijke organen voor zover deze nog niet is overgebracht naar de archief-bewaarplaats (Besluit Informatiebeheer Vlaardingen 2013).

Hoofdstuk I ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1

1. In dit besluit wordt verstaan onder:

a. archiefverordening de Archiefverordening van Vlaardingen 2013, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van. ;

b. informatie de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;

c. beheer van informatie het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

d. informatiebestand  informatie, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;

e. informatievoorziening het beheren, bewaren, ontsluiten en verstrekken van in de informatie en documentatie van de gemeente vastgelegde gegevens, kennis en informatie. 2. Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is mede van toepassing op documenten die op grond van de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij in dit besluit anders is bepaald. 

Hoofdstuk II DE ARCHIEFBEWAARPLAATS

Artikel 2

1. De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats bevindt zich aan het  Plein Emaus 5 te Vlaardingen

2. In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook geplaatste documenten met een afwijkend openbaarheidregime, zoals aangegeven in de door de archivaris bijgehouden depotstaat bevinden.

 

Artikel 3

De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie en documentaire verzamelingen. 

Artikel 4

De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats informatie en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Artikel 5

1. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde informatie en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. 2. Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. 3. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

 

Artikel 6

De archivaris kan regels stellen omtrent de raadpleging van de informatie en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

Artikel 7

De archivaris brengt tenminste per twee jaar verslag uit over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. 

Hoofdstuk III VERANTWOORDELIJKHEID VOOR DE INFORMATIEVOORZIENING

Artikel 8

Als beheerseenheid als bedoeld in artikel 1, onder f van de verordening worden aangewezen de afdelingen genoemd in het  Organisatiebesluit van 11 september 2012 en andere organisatieonderdelen die bij besluit van het college zijn ingesteld.  

Artikel 9

Het hoofd van de beheerseenheid is belast met de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de informatie van de beheerseenheid, voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk IV ARCHIEFVORMING EN –ORDENING

PRODUKTIE VAN INFORMATIE

Artikel 10

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat de houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 11

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast. 

Artikel 12

Van informatie, die wordt verzonden, wordt vóór verzending een geauthentiseerde kopie bewaard.

Artikel 13

Het hoofd van de beheerseenheid draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor het informatieverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne informatie, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.

REGISTRATIE VAN INFORMATIE

Artikel 14

De volgende informatie wordt geregistreerd:

• informatie, die betrekking heeft op de uitvoering van taken en de verantwoording daarover;

• informatie, die in verband met enig (wettelijk) voorschrift wordt opgemaakt;

• informatie, die verband houdt met de communicatie met burgers.

 

Artikel 15

1. Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt:

a. wanneer het document is ontvangen, opgemaakt of verzonden;

b. wie de vervaardiger, afzender of geadresseerde is;

c. op welke taak of handeling het document betrekking heeft;

d. wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn;

e. de samenhang met de andere door de organisatie ontvangen en opgemaakte informatie;

f. de status, het ontwikkelingsstadium en de afdoeningstermijn  van de informatie. 2. Het vorige lid is niet van toepassing op informatie, die niet benodigd is in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift wordt opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houdt met de communicatie met de burger.

Artikel 16

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van informatie en daarmee verband houdende afdoeningstermijnen wordt bewaakt.

ORDENING EN TOEGANKELIJKHEID VAN INFORMATIE

Artikel 17

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.

Artikel 18

Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een informatiebeheerplan wordt opgesteld en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. 

Artikel 19

1. Het informatiebeheerplan omvat een overzicht van informatiebestanden en –systemen, volgens de eisen van artikel 18 van de Archiefregeling, waarin deze met hun bewaartermijnen worden beschreven  en in verband worden gebracht met de verschillende werkprocessen, taken en functies alsmede een beschrijving van de in dit besluit genoemde procedures en methoden van ordening. 2. Uit het in het tweede lid bedoelde informatiebeheerplan blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en –systemen en hun onderdelen zich bevinden en wanneer ze zijn of worden overgebracht, overgedragen, vervangen, vernietigd of vervreemd. 3. Het informatiebeheerplan wordt  jaarlijks op 1 juli voorgelegd aan de stadarchivaris.

 

Hoofdstuk V BEHEER VAN INFORMATIE

BEWARING VAN INFORMATIE

Artikel 20

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 21

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de materialen, die gebruikt worden voor de duurzame bewaring  van de onder zijn beheer staande informatie voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling. 

Artikel 22

Van digitale informatie moet gedurende de bewaartermijn, naast de in artikel 15 genoemde gegevens, ook de volgende gegevens worden vastgelegd en bewaard:

a. benaming en versienummer van de toepassingsprogrammatuur waarmee de informatie is ontvangen en opgemaakt;

b. beschrijving van het platform, met naam en versie  van de besturingsprogrammatuur en naam en type van de apparatuur;

c. de documentatie over de werking en versies  van de toepassingsprogrammatuur;

d. beschrijving van de opgeslagen bestanden, waarin benaming, omvang, opslagformaat, relaties met andere bestanden .

 

Artikel 23

De beheerseenheid doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van informatiebestanden.

Artikel 24

Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de conversie en migratie zijn:

a. de beheerseenheid als bedoeld in artikel 8 van dit besluit waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;

b. de beheerseenheid als bedoeld in Artikel 8 van dit besluit waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of informatiebestanden;

 

Artikel 25

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. 

Artikel 26

Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten  behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.   BEVEILIGING EN RAADPLEGING VAN INFORMATIE

Artikel 27

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

Artikel 28

Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke informatie uit de onder zijn beheer staande archieven wordt uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheereenheid.

Artikel 29

Het is verboden informatie uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.

Artikel 30

1. Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende informatie. 2. Raadpleging en uitlening van informatie, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid. 3. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden

VERVANGING VAN INFORMATIE 

Artikel 31

Vervanging van analoge door digitale informatie als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995,  geschiedt conform het bepaalde in het Handboek digitale vervanging van analoge documenten gemeente Vlaardingen, dat door het college van burgemeester en wethouders is vastgesteld. 

VERVREEMDING EN OVERDRACHT VAN INFORMATIE

 

Artikel 32

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.

Artikel 33

Voor overdracht van informatie aan andere beheerseenheden is de machtiging van de stadsarchivaris vereist.

SELECTIE EN VERNIETIGING VAN INFORMATIE

Artikel 34

1. Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van informatie en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften. 2. Ingeval van selectie voor vernietiging wordt de informatie en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

Artikel 35

Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als door ons verleende machtiging tot vernietiging. OVERBRENGING VAN INFORMATIE

Artikel 36

Bij overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen informatie en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

Hoofdstuk VI SLOTBEPALINGEN

Artikel 37

1) Dit besluit treedt in werking op de dag na publicatie.

2) Op dat moment wordt het Besluit Informatiebeheer van 8 december 1999 ingetrokken.

 

Artikel 38

Dit besluit wordt aangehaald als Besluit Informatiebeheer Vlaardingen 2013.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van Vlaardingen,
van 2 juli 2013
de secretaris,     de burgemeester,
ir. C. Kruyt    mr. T.P.J. Bruinsma
 

Bijlage HANDLEIDING VOOR EEN INFORMATIEBEHEERSPLAN

Het informatiebeheerplan geeft inzicht in de informatiehuishouding van de beheerseenheid en dient jaarlijks aan de stadsarchivaris te worden voorgelegd; het is een instrument waarmee de doelmatigheid en de rechtmatigheid van de informatievoorziening in de gemeente wordt vastgesteld.

In het informatiebeheersplan worden de onderstaande aspecten  van de informatiehuishouding van de beheerseenheid belicht.

De stadarchivaris stelt een agendapost op waarin hij de informatiebeheersplannen in het afdelingshoofdenoverleg aan de orde stelt. Het informatiebeheerplan is als volgt opgebouwd:

1. Inleiding

In de inleiding wordt informatie opgenomen over:

• de inhoud;

• de opsteller;

• de lijnverantwoordelijkheid voor het informatiebeheersplan;

• het moment van opmaak.

2. De context van de organisatie

In dit hoofdstuk wordt vermeld:

• de organisatiestructuur en eventuele reorganisaties;

• taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

3. Wettelijke regelgeving

Aangegeven wordt welke landelijke en plaatselijke regeling van toepassing is.

4. Procedures informatie- en archiefbeheer

In dit hoofdstuk wordt aangegeven welke procedures en verantwoordelijkheden van toepassing zijn, zoals:  de uitvoering van de reguliere postprocedure, het omgaan met e-mail, etc.

5. Organisatie van het informatie- en archiefbeheer

In dit hoofdstuk wordt behalve de personele organisatie ook aangegeven van welke methoden, systemen of hulpmiddelen gebruikt wordt gemaakt voor het vastleggen van informatie.

6. Overzicht van aanwezige informatiebestanden in een functioneel model

De aanwezige informatiebestanden worden beschreven in relatie met de werkprocessen en de producten die tot de dienstverlening van de beheerseenheid gerekend moeten worden.

Nota-toelichting Toelichting

Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening van Vlaardingen.

Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip documenten.

Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming  en ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening – bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders – is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Zo is het begrip documenten veelal vervangen door informatie. ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING Artikel 1,  eerste lid

Onder d en e, informatiebestand en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is vooral opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen.

Artikel 1,  tweede lid

De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten en informatiebestanden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende.

Andere medewerkers dan die van de documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende documenten. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de documenten en informatiebestanden voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen.

Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en vooral digitale documenten niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de Archiefregeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de terzake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, vooral in Artikel 18 van dit besluit.

Artikel 5

De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris. De wet verschaft een ieder het recht van of uit documenten, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Dit besluit regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten. Artikel 6

Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal. Artikel 8

Tenminste die onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en zelfstandig informatie registreren, ordenen en beheren worden hier als beheereenheid aangemerkt. Met andere organisatieonderdelen wordt bedoeld de samenwerkingsverbanden die door het college zijn ingesteld. Artikel 10

Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde Archiefregeling. Artikel 11

De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden. Artikel 12

Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd. Artikel 13

De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Artikel 15

In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het tweede lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.

De Archiefregeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk.

Artikel 16

De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Artikel 17

In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 3 van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s). Artikel 18

In dit artikel wordt de verplichting voor het hoofd van de beheerseenheid vastgelegd om jaarlijks een beheerplan op te stellen om de informatievoorziening van de eenheid in een gemeente breed kader te kunnen plaatsen. Uit te voeren activiteiten dienen in het beheerplan te worden opgenomen. Artikel 22, 23 en 24

Met deze artikelen wordt beoogd het probleem het hoofd te bieden van het (niet) digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke documenten conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie die deze documenten bevatten, worden behouden voor de organisatie. Men dient de conversie of migratie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en er financiële middelen voor beschikbaar te hebben. Dit soort conversies en migraties is wettelijk verplicht. Artikel 14 van de Archiefregeling regelt dat documenten op optische schijven of elektromagnetische dragers worden overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparatuur. Hierbij moet er niet alleen aandacht zijn voor het documentmanagementsysteem, maar ook voor andere applicaties die archiefwaardige documenten bevatten.

Als er geen verantwoordelijk organisatieonderdeel meer is, zorgt de afdeling Facilitair VIA / sectie Facilitaire Zaken en ICT ervoor dat de conversie en migratie wordt uitgevoerd. Ook dan zullen er financiële middelen beschikbaar moeten komen. De identificatie van dergelijke informatiebestanden zal gemeenschappelijke inspanning vereisen van de Facilitair VIA / sectie Facilitaire Zaken en ICT en documentaire informatievoorziening. De Facilitair VIA / sectie Facilitaire Zaken en ICT kan uiteraard niet verantwoordelijk zijn voor de inhoud van de informatiebestanden. Artikel 29

Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast. Artikel 30

Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.

Artikel 31 en Artikel 32

Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. De archivaris heeft ook bij deze processen een belangrijke rol. Artikel 34

De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden. Artikel 35

Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst. Artikel 36

Voor het op lange termijn toegankelijk houden van vooral digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is ook de Archiefregeling.