Rijksoverheid

Regelingenpocket Vlaardingen

Titel regeling
Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Vlaardingen.
Uitgever
Vlaardingen

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening artikel ex artikel 213a Gemeentewet

De raad van de gemeente Vlaardingen;

 

gelet op artikel 213a Gemeentewet,

 

b e s l u i t :

 

vast te stellen de volgende:

 

Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Vlaardingen.

 

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

 a.         Doelmatigheid 

het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

 

b.         Doeltreffendheid

de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

 

 

Artikel 2 Onderzoeksfrequentie

1. Het college onderzoekt periodiek via preventieve bedrijfsdoorlichting de doelmatigheid van de werkwijze van gemeentelijke diensten. Het meerjarenplan wordt ter kennisgeving aan de Auditcommissie aangeboden.

2. Het college gaat jaarlijks na of de uitvoering van onderdelen van in de beleidsbegroting opgenomen programma’s en paragrafen beantwoordt aan de vooraf vastgestelde doelen.

Artikel 3 Onderzoeksplan

1. Het college zendt ieder jaar uiterlijk in januari, na de Auditcommissie hiervan in kennis te hebben gesteld, een onderzoeksplan naar de raad van de in dat jaar te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid.

2. In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal ten minste aangegeven: 1. het object van onderzoek

2. de reikwijdte van het onderzoek

3. doorlooptijd van het onderzoek 3. In het onderzoeksplan wordt aangegeven welke budgetten in de productenraming zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken.

Artikel 4 Voortgang onderzoeken

Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid  en de uitputting van de bijbehorende budgetten.

Artikel 5 Rapportage en gevolgtrekking

1. De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen.

2. Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 7 maart 2004

Artikel 7 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Vlaardingen 2004”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de
Gemeenteraad van Vlaardingen d.d. 3 maart 2004.
 
De griffier,                                           De voorzitter,
 
 

Nota-toelichting Toelichting op de artikelen

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door ten eerste de gemeentelijke organisatie, zodat deze onderzoeken zich ten eerste richten op de organisatie-eenheden van de gemeente. Een tweede ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan men kijken naar de gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden wordt onderzocht.

Om te verzekeren dat alle onderdelen van de gemeente op doelmatigheid worden onderzocht, verplicht het artikel dat een meerjarenplan wordt gemaakt dat ter kennisgeving wordt aangeboden aan de Auditcommissie. Dit in verband met de noodzakelijke afstemming met de accountantscontrole.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

 

Artikel 3. Onderzoeksplan

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan.

Dit onderzoeksplan zal ter afstemming aan de Auditcommissie worden aangeboden. Dit vanwege de relatie tussen de interne onderzoeken en de onderzoeken door de accountant en de Rekenkamer(commissie). De gegevens uit de interne onderzoeken zullen namelijk als input dienen voor de accountantscontrole en kunnen aanleiding vormen tot een onderzoek door de Rekenkamer(commissie), of juist reden zijn om geen verder onderzoek te doen. Deze afstemming in de Auditcommissie zal bevorderen dat de onderzoeken elkaar aanvullen en daardoor een meerwaarde voor elkaar kunnen hebben. Tevens kunnen overlappingen tegen worden gegaan.

Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal.

De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. In de verordening kan worden aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

a) Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

b) De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

c) Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

 

Artikel 4. Voortgang onderzoek

De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma’s van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

 

Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze modelverordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.

 

Artikel 6. Inwerkingtreding

Volgens de Gemeentewet moet deze verordening per 7 maart 2003 zijn vastgesteld. De raad kan indien nodig bij raadsbesluit het vaststellen van de verordening met maximaal een jaar uitstellen.

 

Artikel 7. Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.