Rijksoverheid

Regelingenpocket Vlaardingen

Titel regeling
Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Vlaardingen
Uitgever
Vlaardingen

Tekst van de regeling

Intitulé

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Vlaardingen

Het college van burgemeester en wethouders van Vlaardingen;

Gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen het:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van

burgemeester en wethouders van Vlaardingen

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

  • 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van dienstverhindering of

    ontstentenis.

  • 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo

    spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag van 9.30 uur tot 12.30 uur en

    voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

  • 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave vanredenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken

    onderwerpen - die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

  • 3. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering

  • 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

  • 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Agenda

Voor elke vergadering wordt, als regel op de vrijdag daarvoor, door de secretaris aan de leden van hetcollege een agenda met stukken toegezonden.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

  • 1. De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

  • 2. Indien de secretaris of loco-secretaris dit wenst laat hij zich voor de hem opgedragen taak ambtelijk ondersteunen.

Artikel 6 Parafenbesluit

  • 1. Wanneer een zeer spoedeisende zaak zich aandient dat een collegebesluit vraagt kan de secretaris een parafenbesluit aan alle leden van het college voorgeleggen ter parafering.

  • 2. Het voorgestelde besluit treedt in werking wanneer de parafen door alle leden, of hun eerste vervanger, op het besluitvormingsformulier zijn gezet, c.q. wanneer de leden per mail bevestigd hebben akkoord te zijn met het voorgestelde besluit.

  • 3. Het genomen besluit wordt bekrachtigd in de eerstvolgende vergadering van het college.

Artikel 7 Verslag en besluitenlijst

  • 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van verslag van de vergadering.

  • 2. Het verslag bevat:

    • a.

      de namen van de aanwezige en afwezige leden;

    • b.

      de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • c.

      een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).

  • 3. Indien een lid hiertoe heeft verzocht kan aangetekend worden dat het betreffende lid geacht wordt tegen het voorstel te zijn.

  • 4. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 5. Ter uitvoering van de actieve informatieplicht aan de raad wordt naar aanleiding van het verslag een Openbare en een Vertrouwelijke Besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, worden de Besluitenlijsten zo spoedig mogelijk na de vergadering toegezonden aan de leden van de raad.

Artikel 8 Openbare vergadering

  • 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk ook van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 9 Slotbepalingen

  • 1. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, of bij twijfel over de uitleg van dit reglement, beslist de voorzitter.

  • 2. Dit reglement treedt in werking op de datum van vaststelling. Op dat moment vervalt het op 4 mei 2010 vastgestelde Reglement.

  • 3. Dit Reglement kan worden aangehaald onder de titel "Reglement van orde college van burgemeester en wethouders van Vlaardingen".

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Vlaardingen op 13 mei 2014
De secretaris, De burgemeester,
Ir. C. Kruyt drs. H.B. Eenhoorn

Toelichting op het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders

Algemeen

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in hetzogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na deraadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Het college draagt als geheel de

verantwoordelijkheid voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en heteventueel gebruik maken van de mogelijkheid die in artikel168Gemeentewet geboden wordt

(mandaat aan individuele leden van het college).

Naast de verdeling vande werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de

vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel53, eerste lid Gemeentewet.

Gekozen is voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.

Artikel 3 Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 4 Agenda

De rol vande secretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast decollegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. DezeGemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegdegeheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 5 geeft allereerst de rol van de secretaris weer.

Artikel 6 Parafenbesluit

Er kan in zeer spoedeisende gevallen gebruik worden gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit, een conceptbesluit dat door de leden van het college, of door hun éérste plaatsvervanger, van parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd.

Doordat meteen parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergaderingplaatsvindt, dient dit bekent gemaakt te zijn op grond van het reglement van orde. De secretaris is in de praktijk degene die besluit of een parafenbesluit aan de leden van het college ter parafering wordt voorgelegd.

De leden van het college kan worden gevraagd om fysiek hun paraaf op het voorstel te plaatsen, of per email aan te geven of zij instemmen met het voorstel. Als een lid van het college zich niet kan verenigen met het voorstel kan hij ingevolge artikel 2 lid 2 van dit reglement de voorzitter verzoeken een extra vergadering bijeen te roepen.

Artikel 7 Verslag en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt

vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college eengeheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

Aan de hand van het verslag wordt een Openbare en een Vertrouwelijke Besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, worden beide besluitenlijsten zo spoedig mogelijk na de vergadering toegezonden aan de leden vande raad.

Artikel 8 Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren

plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 9 Slotbepalingen

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.