Rijksoverheid

Regelingenpocket Utrecht

Titel regeling
Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van 15 december 2015, nummer 8173C941 tot vaststelling van het reglement Adviesraad Tram, behorende bij artikel 4 van het instellingsbesluit Adviesraad tram (Reglement Adviesraad Tram)
Uitgever
Utrecht

Tekst van de regeling

Intitulé

Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van 15 december 2015, nummer 8173C941 tot vaststelling van het reglement Adviesraad Tram, behorende bij artikel 4 van het instellingsbesluit Adviesraad tram (Reglement Adviesraad Tram)

Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van 15 december 2015, nummer 8173C941 tot vaststelling van het Reglement Adviesraad Tram, behorende bij artikel 4 van het Instellingsbesluit Adviesraad Tram (Reglement Adviesraad Tram)

GEDEPUTEERDE STATEN VAN UTRECHT

Gelet op artikel 82 van de Provinciewet en artikel 10.2 van de Bestuursovereenkomst Uithoflijn van 20 juni 2012, zoals laatstelijk gewijzigd;

Overwegende dat de Adviesraad Tram een adviserende taak heeft voor professionele invulling van de verantwoordelijkheden van Gedeputeerde Staten ten aanzien van het Tramvervoersysteem Provincie Utrecht en van de Stuurgroep ten aanzien van het project Uithoflijn;

Overwegende dat de advisering bij raakvlakken tussen de lijnorganisatie en het project Uithoflijn zowel de verantwoordelijkheden van GS als de verantwoordelijkheden van de Stuurgroep kan omvatten;

Overwegende dat de Stuurgroep op 11 november met het reglement heeft ingestemd;

Besluiten:

Artikel 1 Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • a. Adviesraad:

    Adviesraad Tram;

  • b. Bestuursovereenkomst:

    de op 20 juni 2012 ondertekende Bestuursovereenkomst Uithoflijn tussen Bestuur Regio Utrecht en gemeente Utrecht, zoals laatstelijk gewijzigd. Op 18 december 2014 hebben Gedeputeerde Staten van de Provincie Utrecht besloten deze overeenkomsten middels driepartijenovereenkomsten over te nemen;

  • c. GS:

    Gedeputeerde Staten van Utrecht;

  • d. Gedeputeerde:

    de Gedeputeerde van Utrecht, belast met de portefeuille Mobiliteit;

  • e. Stuurgroep:

    de Stuurgroep van het project Uithoflijn, zoals genoemd in de Bestuursovereenkomst;

  • f. Directieraad:

    de Directieraad van het project Uithoflijn, zoals genoemd in de Bestuursovereenkomst;

  • g. Afdelingsmanager OV:

    de afdelingsmanager van de afdeling Openbaar Vervoer van de provincie Utrecht;

  • h. projectdirecteur Uithoflijn:

    de directeur van de projectorganisatie Uithoflijn.

  • i. Tramvervoersysteem Provincie Utrecht:

    alle activiteiten en middelen die afzonderlijk of gezamenlijk bijdragen aan het vervoeren van reizigers over het reeds in gebruik zijnde tramvervoersysteem;

  • j. Project Uithoflijn:

    Project Uithoflijn, zoals genoemd in de Bestuursovereenkomst.

Artikel 2 Taak Adviesraad

  • 21 De Adviesraad heeft tot taak:

    • a.

      GS strategisch en tactisch te adviseren inzake het Tramvervoersysteem Provincie Utrecht;

    • b.

      de Stuurgroep strategisch en tactisch te adviseren inzake het project Uithoflijn.

  • 22 De in 2.1 genoemde adviezen worden gericht aan:

    • a.

      de afdelingsmanager OV, aangaande de adviezen over het Tramvervoersysteem Provincie Utrecht;

    • b.

      de Projectdirecteur Uithoflijn, aangaande de adviezen over het project Uithoflijn.

Artikel 3 Instelling, samenstelling en benoeming van de Adviesraad

  • 31 De Adviesraad wordt ingesteld door GS na akkoord door de Stuurgroep.

  • 32 De Adviesraad is onafhankelijk en bestaat uit vier leden.

  • 33 De leden worden benoemd op persoonlijke titel op basis van specifieke deskundigheid, en hun kennis en ervaring met organisaties die verantwoordelijk zijn voor de aanleg van complexe (infrastructurele en/of railgerelateerde) projecten, (OV) assetmanagement, klantgericht opereren, servicegerichte bedrijfsvoering.

  • 34 De leden worden benoemd voor de periode tot 1 juni 2017, met de mogelijkheid van éénmalige herbenoeming voor de duur van maximaal drie jaar.

  • 35 De Adviesraad wordt ondersteund door een ambtelijke secretaris van de provincie Utrecht.

  • 36 GS en de Stuurgroep zijn te allen tijde gezamenlijk bevoegd om een lid van de Adviesraad - al dan niet op verzoek van het lid zelf - uit zijn of haar functie te ontslaan en te vervangen door een andere persoon.

  • 37 De Adviesraad wordt ingesteld tot een jaar na ingebruikname van de Uithoflijn.

Artikel 4 Taakuitoefening Adviesraad

  • 41 De Adviesraad adviseert de Afdelingsmanager OV en de Projectdirecteur Uithoflijn op onafhankelijke wijze en zonder last of ruggespraak. Het is nadrukkelijk geen besluitvormend orgaan en maakt derhalve geen onderdeel uit van het besluitvormingsproces.

  • 42 De opdracht van de Adviesraad is:

    • a. het gevraagd en ongevraagd adviseren van de Afdelingsmanager OV over strategische en tactische onderwerpen aangaande het Tramvervoersysteem Provincie Utrecht.

    • b. Het gevraagd en ongevraagd adviseren van de Projectdirecteur Uithoflijn over strategische en tactische onderwerpen aangaande het project Uithoflijn.

  • 43 De adviesraad rapporteert:

    • 1.

      tenminste éénmaal per jaar aan de Gedeputeerde over de bevindingen van de Adviesraad aangaande het Tramvervoersysteem Provincie Utrecht in de vorm van een rapportage. Deze rapportage bevat in ieder geval een samenvatting van de adviezen die de Adviesraad in de afgelopen periode heeft uitgebracht aan de Afdelingsmanager OV, alsmede de terugkoppeling van wat de Afdelingsmanager OV met deze adviezen heeft gedaan. Voordat deze rapportage wordt uitgebracht vindt een gesprek plaats tussen de Adviesraad en de Afdelingsmanager OV inzake deze bevindingen.

    • 2.

      tenminste éénmaal per jaar aan de Stuurgroep over de bevindingen van de Adviesraad aangaande het project Uithoflijn in de vorm van een rapportage. Deze rapportage bevat in ieder geval een samenvatting van de adviezen die de Adviesraad in de afgelopen periode heeft uitgebracht aan de Projectdirecteur Uithoflijn, alsmede de terugkoppeling van wat de Projectdirecteur Uithoflijn met deze adviezen heeft gedaan. Voordat deze rapportage wordt uitgebracht vindt een gesprek plaats tussen de Adviesraad, de Projectdirecteur Uithoflijn en de Directieraad inzake deze bevindingen.

  • 44 Tenminste éénmaal per jaar evalueert de Adviesraad zijn eigen functioneren en het functioneren van de individuele leden van de Adviesraad. Eventuele conclusies worden met de Afdelingsmanager OV en de Projectdirecteur Uithoflijn besproken.

Artikel 5 Werkwijze Adviesraad

  • 51 Tenminste éénmaal per jaar evalueert de Adviesraad zijn eigen functioneren en het functioneren van de individuele leden van de Adviesraad. Eventuele conclusies worden met de Afdelingsmanager OV en de Projectdirecteur Uithoflijn besproken.

  • 52 De adviezen komen tot stand bij een meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken, geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

  • 53 De Adviesraad ontvangt de adviesaanvragen:

    • a.

      via de Afdelingsmanager OV, inzake adviesaanvragen ten aanzien van het Tramvervoersysteem Provincie Utrecht;

    • b.

      via de Projectdirecteur Uithoflijn, inzake adviesaanvragen ten aanzien van het project Uithoflijn.

  • 54 Het advies van de Adviesraad:

    • a. wordt in overleg met de Afdelingsmanager OV besproken en daarna schriftelijk vastgelegd, inzake bevindingen ten aanzien van het Tramvervoersysteem Provincie Utrecht;

    • b. wordt in overleg met de project directeur Uithoflijn besproken en daarna schriftelijk vastgelegd, inzake bevindingen ten aanzien van het project Uithoflijn.

  • 55 Adviezen die in interactie met (leden van) de Adviesraad tot stand zijn gekomen, worden vastgelegd in de notulen van de vergadering. Indien het advies buiten de vergadering is gegeven, wordt hiervan melding gemaakt en genotuleerd bij de mededelingen in de eerstvolgende vergadering.

  • 56 De Adviesraad kan voor bijzondere onderwerpen ad hoc adviseurs instellen. De opdracht zal worden verstrekt na het overleggen van een offerte aan en na akkoord door:

    • a.

      de Afdelingsmanager OV, inzake adviesaanvragen ten aanzien van het Tramvervoersysteem Provincie Utrecht;

    • b.

      de Projectdirecteur Uithoflijn), inzake adviesaanvragen ten aanzien van het project Uithoflijn.

  • 57 De Adviesraad bepaalt voor het overige haar eigen werkwijze.

Artikel 6 Status van de adviezen

  • 61 Indien de Adviesraad een negatief advies uitbrengt over een voorgenomen besluit of handelwijze;

    • a.

      van de Afdelingsmanager OV kan de Afdelingsmanager OV besluiten dit advies niet op te volgen. Het niet opvolgen van het advies en de onderbouwing daarvan bespreekt de Afdelingsmanager OV met de Gedeputeerde;

    • b.

      van de Projectdirecteur Uithoflijn kan Projectdirecteur Uithoflijn besluiten dit advies niet op te volgen. Het niet opvolgen van het advies en de onderbouwing daarvan bespreekt de Projectdirecteur Uithoflijn met de Directieraad en -indien de Directieraad dat wenst- met de Stuurgroep.

  • 62 De adviezen van de Adviesraad;

    • a.

      inzake het Tramvervoersysteem Provincie Utrecht worden eenmaal per jaar aan de hand van de in artikel 4.3, onder a, genoemde rapportage door de Afdelingsmanager OV besproken met de Gedeputeerde. Bij dit gesprek is de voorzitter van de Adviesraad aanwezig;

    • b.

      inzake het project Uithoflijn worden eenmaal per jaar aan de hand van de in artikel 4.3, onder b genoemde rapportage door de Projectdirecteur Uithoflijn besproken met de Stuurgroep. Bij dit gesprek is de voorzitter van de Adviesraad aanwezig.

  • 63 Indien de Adviesraad het noodzakelijk acht kan bij escalatie rechtstreeks advies worden uitgebracht aan de directieraad en/of de directeur Provincie Utrecht.

Artikel 7 De voorzitter

  • 71 De voorzitter van de Adviesraad:

    • a.

      draagt zorg voor handhaving van de vergaderorde;

    • b.

      is verantwoordelijk voor het tijdig uitbrengen van adviezen aan de Afdelingsmanager OV en de Projectdirecteur Uithoflijn, alsmede rapportages, als bedoeld in artikel 4.3, aan de Gedeputeerde en de Stuurgroep;

    • c.

      is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de Adviesraad;

    • d.

      zorgt ervoor dat het functioneren van de Adviesraad jaarlijks wordt geëvalueerd; en

    • e.

      stelt de jaarlijkse begroting op voor overhead- en ondersteuningskosten van de Adviesraad.

  • 72 De voorzitter wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris als bedoeld in artikel 3.4.

Artikel 8 Informatievoorziening Adviesraad

De Afdelingsmanager OV, alsmede de Projectdirecteur UHL hebben een actieve informatieplicht om de adviesrol van de Adviesraad mogelijk te maken. De Afdelingsmanager OV en de Projectdirecteur Uithoflijn stellen - op verzoek van de Adviesraad - alle informatie ter beschikking die de Adviesraad nodig acht voor de uitoefening van diens taak.

Artikel 9 Integriteit en geheimhouding

  • 91 Het is leden van de Adviesraad niet toegestaan een (bestuurs- of advies) functie aan te houden bij, dan wel een (financieel) belang te hebben in een onderneming of instelling die een rechtstreeks (tegenstrijdig) belang heeft met de belangen van provincie Utrecht inzake de aanleg en het beheer van de OV-bedrijfsmiddelen. Leden van de Adviesraad zullen de voorzitter onverwijld op de hoogte stellen indien en zodra sprake is van een mogelijke belangenverstrengeling als bedoeld in dit artikel.

  • 92 De leden van de Adviesraad betrachten geheimhouding ten aanzien van alle niet-openbare of vertrouwelijke informatie die in het kader van de uitoefening van hun functie aan hen is verstrekt. De leden van de Adviesraad tekenen terzake een geheimhoudingsverklaring.

     

Artikel 10 Aansprakelijkheid en vrijwaring

De leden van de Adviesraad zijn niet aansprakelijk jegens provincie Utrecht of gemeente Utrecht voor schade als gevolg van hun handelen in de hoedanigheid van lid van de Adviesraad, tenzij sprake is van opzet, bewuste roekeloosheid en/of handelen in strijd met het bepaalde in artikel 9. Provincie Utrecht en gemeente Utrecht vrijwaren de leden van de Adviesraad voor (schade)claims van derden voor zover:

  • a.

    deze (schade)claims verband houden met hun handelen in de hoedanigheid van lid van de Adviesraad;

  • b.

    er geen sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid; en

  • c.

    het betreffende lid niet in strijd heeft gehandeld met het bepaalde in artikel 9 (Integriteit en geheimhouding).

Artikel 11 Wijziging van het reglement

GS en de Stuurgroep kunnen gezamenlijk wijzigingen aanbrengen in het reglement, al dan niet op verzoek van de Adviesraad, de Afdelingsmanager OV dan wel Projectdirecteur Uithoflijn. Voorgenomen wijzigingen worden besproken in het regulier overleg, bedoeld in artikel 6.2.

Artikel 12 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als Reglement Adviesraad Tram.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van Gedeputeerde Staten van Utrecht van 15 december 2015.
Gedeputeerde Staten van Utrecht,
Voorzitter
Secretaris