Rijksoverheid

Regelingenpocket Utrecht

Titel regeling
Besluit van provinciale staten van Utrecht en van de commissaris van de Koningin in de provincie Utrecht van 6 december 2004 tot regeling van organisatorische zaken van de griffie (Besluit organisatie griffie provincie Utrecht 2004).
Uitgever
Utrecht

Tekst van de regeling

Intitulé

Besluit van provinciale staten van Utrecht en van de commissaris van de Koningin in de provincie Utrecht van 6 december 2004 tot regeling van organisatorische zaken van de griffie (Besluit organisatie griffie provincie Utrecht 2004).

Besluit van provinciale staten van Utrecht en van de commissaris van de Koningin in de provincie Utrecht van 6 december 2004, prov. blad 2005, 10, tot regeling van organisatorische zaken van de griffie (Besluit organisatie griffie provincie Utrecht 2004)

Provinciale staten van Utrecht

op voorstel van hun voorzitter

overwegende de instemming van het fractievoorzittersconvent

gelet op de artikelen 104a, tweede lid, 104d, eerste lid en 104e, eerste van de Provinciewet en voor de commissaris van de Koningin in de provincie Utrecht

Gelet op artikel 176, tweede lid van de Provinciewet

Besluiten:

Artikel 1.

  • 1 De griffier staat provinciale staten bij de uitoefening van hun taak terzijde als bedoeld in artikel 104a, eerste lid, van de Provinciewet. Hij ziet toe op de juiste uitvoering van het Reglement van orde provincie Utrecht 2003.

  • 2 Hij kan het terzijde staan van door provinciale staten ingestelde commissies opdragen aan op de griffie werkzame ambtenaren.

Artikel 2.

  • 1 De griffier draagt zorg dat de vergaderingen van provinciale staten en van de commissies feitelijk kunnen plaats vinden.

  • 2 Hij is aanwezig in de vergaderingen van het presidium en van het fractievoorzittersconvent.

  • 3 Hij adviseert de voorzitter van provinciale staten en de voorzitters van de commissies op verzoek en uit eigen beweging over de orde in de vergaderingen en over de manier van behandelen van voorstellen.

Artikel 3.

  • 1 De griffier draagt zorg dat de beslissingen van provinciale staten bekend worden gemaakt bij gedeputeerde staten dan wel de commissaris van de Koningin. Indien gedeputeerde staten of de commissaris personen hebben aangewezen die voor de uitvoering van beslissingen van provinciale staten verantwoordelijk zijn, draagt de griffier zorg dat de beslissingen ook aan die personen worden meegedeeld.

  • 2 Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing met betrekking tot beslissingen van commissies voor zover die beslissingen gedeputeerde staten of de commissaris aangaan.

Artikel 4.

  • 1 Bij zijn verhindering wordt de griffier vervangen door een door hem, in overeenstemming met de voorzitter van provinciale staten dan wel de betrokken commissievoorzitter, aangewezen ambtenaar van de griffie.

  • 2 Bij zijn ontstentenis wordt de griffier vervangen door een door de voorzitter van provinciale staten, na overleg met het presidium aangewezen persoon. Indien de voorzitter daarom verzoekt, doen gedeputeerde staten een aanbeveling.

Artikel 5.

  • 1 Indien een beslissing van provinciale staten naar haar aard niet door gedeputeerde staten of de commissaris van de Koningin zal worden uitgevoerd, heeft de griffier mandaat, volmacht dan wel machtiging tot die uitvoering.

  • 2 Hij kan ondermandaat dan wel verdere volmacht of machtiging verlenen aan op de griffie werkzame ambtenaren.

  • 3 Indien de uitvoering van een beslissing als bedoeld in het eerste lid het aangaan van een verplichting inhoudt waarmee voor de provincie een belang van meer dan € 50.000,- is gemoeid, verlenen provinciale staten het mandaat, de volmacht of de machtiging afzonderlijk.

  • 4 De artikelen 16, 17 en 18 van het Organisatiebesluit provincie Utrecht 2004 zijn van overeenkomstige toepassing. Artikel 19 van dat besluit is van toepassing.

Artikel 6.

  • 1 De griffier heeft mandaat tot het nemen van alle beslissingen ten aanzien van de op de griffie werkzame ambtenaren die voortvloeien uit artikel 104e, tweede lid, van de Provinciewet, met uitzondering van het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften als bedoeld in artikel 10:3, tweede lid, onder a, van de Algemene wet bestuursrecht.

  • 2 De rechtspositionele voorschriften ten aanzien van de niet bij de griffie werkzame provinciale ambtenaren zijn van overeenkomstige toepassing.

  • 3 Ambtenaren als bedoeld in artikel 4, eerste lid, benoemt, schorst en ontslaat de griffier in overeenstemming met de voorzitter van provinciale staten.

Artikel 7.

  • 1 De voorzitter van provinciale staten heeft mandaat tot het beslissen op bezwaarschriften tegen besluiten van de griffier.

  • 2 Indien een bezwaarschrift is gericht tegen een besluit als bedoeld in artikel 6, derde lid, wordt daarop beslist door het presidium of door een daarvoor door het presidium ingestelde commissie van ten minste drie personen.

  • 3 De voorzitter van provinciale staten verzoekt gedeputeerde staten om advisering inzake de bezwaarschriften door hun Awb-adviescommissies.

Artikel 8.

Het bepaalde bij of krachtens het Organisatiebesluit provincie Utrecht 2004 inzake managementrapportage, kredietbeheer en het aangaan van verplichtingen is van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat de voorzitter van provinciale staten in de plaats treedt van gedeputeerde staten.

Artikel 9.

De onderdelen van de ambtelijke organisatie verrichten voor de griffie dezelfde werkzaamheden als zij voor elkaar verrichten. Zonodig zien gedeputeerde staten hierop toe.

Artikel 10.

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de vaststelling.

Artikel 11.

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit organisatie griffie provincie Utrecht 2004.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van 6 december 2004.
Provinciale Staten van Utrecht Voorzitter, B. Staal Griffier, W.L.F. van Herwijnen

Toelichting

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 De eerste functie van de griffier is aangegeven in artikel 104a, eerste lid, van de wet: het terzijde staan van uw staten en uw commissies bij de uitoefening van uw en hun taak. Deze bijstand kan inhoudelijk zijn, maar dan mag zij niet op het terrein van gedeputeerde staten komen, die uitdrukkelijk met de voorbereiding en uitvoering van uw beslissingen zijn belast. Feitelijk zal zij zich dus tot de procedures en de organisatie van de werkzaamheden beperken. Uw vergaderingen en andere werkzaamheden zijn in principe uitputtend geregeld in het Reglement van orde. Zorg dragen voor de juiste uitvoering van dat reglement zal dus de belangrijkste bezigheid van de griffier zijn. De bijstand aan uw commissies kan aan de adjunct-griffiers worden opgedragen.

Artikel 2 In artikel 104b van de wet is bepaald dat de griffier aanwezig is in de vergaderingen van uw staten. Zijn taak is echter ook ervoor te zorgen dat de vergaderingen kunnen plaats vinden. De stukken dienen verzameld en verzonden te worden. Er dient ruimte beschikbaar te zijn en in die ruimte dienen de gewenste faciliteiten voorhanden te zijn. Voorts worden uw vergaderingen voorbereid in het presidium en soms in het fractievoorzittersconvent. Het is daarom wenselijk dat hij ook daar aanwezig is, zodat hij kan waken voor de inachtneming van de procedurele voorschriften.

Artikel 3 Er dient geen misverstand te zijn over wat uw staten of een commissie beslist hebben. De griffier heeft dus ook als taak ervoor te zorgen dat de juiste teksten daadwerkelijk terechtkomen bij de functionarissen die voor de verdere behandeling moeten zorgen. Als regel zal dat betekenen dat uw beslissingen worden toegezonden aan de behandelende sector. Adviezen van statencommissies zijn, aldus artikel 56 van het Reglement van orde, gericht aan uw staten. Zij zijn van belang voor de beslissing op de voorstellen van gedeputeerde staten. Het is daarom wenselijk dat de griffier of adjunct-griffier gedeputeerde staten van die adviezen in kennis stelt, zodat gedeputeerde staten, indien gewenst, aanpassingen kunnen voorstellen.

Artikel 4 Als de griffier verhinderd is, d.w.z. niet beschikbaar voor korte tijd, kan hij door een adjunct-griffier worden vervangen. Hij kan dat zelf regelen. De betrokken voorzitter dient ermee in te stemmen. Bij zijn ontstentenis, d.w.z. als hij niet beschikbaar is voor langere tijd of als zijn functie vacant is, kan ook buiten de griffie naar een vervanger gezocht worden. Als daarvoor onder bestaande relaties moet worden gezocht, als ervoor geadverteerd moet worden of als er een extern bureau voor moet worden ingeschakeld, kan dat ook van gedeputeerde staten worden gevraagd.

Artikel 5 Het beheer van de griffie berust bij de griffier. Verder is het denkbaar dat uw staten een besluit nemen waarbij gedeputeerde staten of de commissaris een tegenstrijdig belang hebben, bijvoorbeeld tot het doen van een onderzoek in afwijking van door gedeputeerde staten voorgesteld beleid. In die gevallen kan de griffier dat uitvoeren. Artikel 5 geeft hem daartoe de bevoegdheid. Voor zover de uitvoering vertegenwoordiging van de provincie in of buiten rechte met zich meebrengt, wordt de volmacht door de commissaris verleend, die dit besluit daartoe mede vaststelt. Voorshands wordt ervan uitgegaan dat de bevoegdheden die in artikel 158 van de Provinciewet aan gedeputeerde staten zijn toegedeeld in dit verband niet exclusief zijn. De grens van € 50.000,- geldt ook voor de secretaris. De artikelen 16 tot en met 19 van het Organisatiebesluit houden achtereenvolgens in:

- bij bestuurlijk gevoelige zaken dient de griffier zijn mandaat niet uit te voeren, maar de zaak weer aan uw staten over te laten; - de griffier verleent ondermandaat waar dat past bij de betreffende functies en werkwijzen binnen de griffie; - in mandaat genomen besluiten worden uitdrukkelijk namens uw staten ondertekend, zoals ook voortvloeit uit de artikelen 10:10 en 10:11 van de Algemene wet bestuursrecht; - algemene mandaten moeten worden bekend gemaakt op grond van artikel 3:42 van de Algemene wet bestuursrecht. Dit laatste kan door de secretaris gedaan worden, tegelijk met de bekendmaking van de mandaten binnen de ambtelijke organisatie als zodanig.

Artikel 6 Krachtens artikel 104e, tweede lid, van de Provinciewet zijn uw staten belast met het personeelsbeleid en –beheer binnen de griffie. Dit kan aan de griffier worden opgedragen. Het vaststellen van rechtspositionele voorschriften kan, gelet op artikel 10:3, tweede lid, onder a, niet worden opgedragen. Het spreekt echter vanzelf dat voor de ambtenaren bij de griffie geen andere rechtspositionele voorwaarden moeten gelden dan voor de ambtenaren bij de ambtelijke organisatie als zodanig. Daarom zijn die voorwaarden van overeenkomstige toepassing verklaard, voor zover in de regelingen zelf al niet is bepaald dat zij ook voor de griffieambtenaren gelden. Benoeming, schorsing en ontslag van de adjunct-griffiers is rechtstreeks van belang voor de statencommissies. Daarom is daarbij de instemming van uw voorzitter wenselijk.

Artikel 7 Krachtens artikel 10:3, derde lid, van de Algemene wet bestuursrecht kan de griffier niet beslissen op bezwaarschriften tegen besluiten die hij krachtens mandaat heeft genomen. Daarom wordt dat aan uw voorzitter opgedragen. Uw voorzitter kan echter evenzo niet beslissen op bezwaarschriften tegen de besluiten die met zijn formele instemming zijn genomen. Die beslissing wordt daarom aan het presidium opgedragen, dat daarvoor een commissie kan instellen. Het is wenselijk dat inzake de beslissing op bezwaarschriften op de gebruikelijke manier wordt geadviseerd. Het instellen van aparte Awb-adviescommissies voor de griffie lijkt echter niet wenselijk, omdat het aantal bezwaarschriften niet groot zal zijn. Daarom wordt gedeputeerde staten gevraagd hun Awb-adviescommissies op te dragen in de voorkomende gevallen ook de bezwaarschriften inzake de griffie te behandelen.

Artikel 8 Voor het materiële en financiële beheer van de griffie is het niet wenselijk van de algemene regels af te wijken.

Artikel 9 De griffie kan op de normale manier gebruik maken van de diensten van onder meer de PSD, de concernstaf en de eenheid concerncommunicatie.

Voorzitter, Mr. B. Staal Griffier, Drs. W.L.F. van Herwijnen