Rijksoverheid

Regelingenpocket Utrecht

Titel regeling
Besluit van 8 november 2004 houdende vaststelling van de gemeenschappelijke regeling Randstedelijke rekenkamer provincies Flevoland, Utrecht, Noord-Holland en Zuid-Holland (Gemeenschappelijke regeling Randstedelijke Rekenkamer).
Uitgever
Utrecht

Tekst van de regeling

Intitulé

Besluit van 8 november 2004 houdende vaststelling van de gemeenschappelijke regeling Randstedelijke rekenkamer provincies Flevoland, Utrecht, Noord-Holland en Zuid-Holland (Gemeenschappelijke regeling Randstedelijke Rekenkamer).

Besluit van 8 november 2004, prov. blad 2005, 27, houdende vaststelling van de gemeenschappelijke regeling Randstedelijke rekenkamer provincies Flevoland, Utrecht, Noord-Holland en Zuid-Holland (Gemeenschappelijke regeling Randstedelijke Rekenkamer).

Provinciale Staten van Utrecht

Overwegende: dat de Provinciewet de opdracht geeft tot het instellen van een rekenkamer dan wel een rekenkamerfunctie; dat zij in deze ieder gekozen hebben voor het instellen van een rekenkamer; dat zij hierbij de voorkeur uitgesproken hebben tot het instellen van een gemeenschappelijke rekenkamer;

Gelezen: het voorstel van de ad hoc commissie voor de jaarrekening en het Randstedelijk bestuurlijk overleg tot de instelling van een gemeenschappelijke rekenkamer van september 2004;

Gelet op: de artikelen 79a e.v. en 79l e.v. van de Provinciewet; de Wet gemeenschappelijke regelingen; Besluiten: Een gemeenschappelijke rekenkamer in te stellen op grond van de hierna volgende gemeenschappelijke regeling.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • 1.

    Rekenkamer: het orgaan, genoemd in de artikelen 79a e.v. van de Provinciewet.

  • 2.

    Deelnemers: de aan deze regeling deelnemende provinciale staten.

Artikel 2. Gemeenschappelijk orgaan

Er is een gemeenschappelijk orgaan, genoemd in artikel 8, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen en artikel 79l van de Provinciewet, genaamd Randstedelijke Rekenkamer.

Artikel 3. Belang

Deze regeling is aangegaan om gezamenlijk op een effectieve en efficiënte wijze de wettelijke opdracht voor het instellen van een rekenkamer vorm en inhoud te kunnen geven.

Hoofdstuk 2. Samenstelling rekenkamer

Artikel 4. Aantal en benoeming leden
  • 1 Het aantal leden van de rekenkamer wordt bepaald op één.

  • 2 Bij de instelling van de rekenkamer wordt tegelijk met de benoeming van het lid van de rekenkamer door de deelnemers gezamenlijk één plaatsvervanger aangewezen.

  • 3 De rechtspositie van het lid van de rekenkamer wordt geregeld bij afzonderlijk besluit van de deelnemers gezamenlijk, dat aan deze regeling wordt gehecht.

  • 4 Bij de instelling van de rekenkamer en de daarop volgende benoeming van het lid daarvan, kan de benoeming van het plaatsvervangende lid plaatsvinden op een later te bepalen tijdstip dan het in het tweede lid genoemde. Dit tijdstip is in ieder geval gelegen binnen een jaar na de benoeming van het lid van de rekenkamer.

  • 5 Het lid van de rekenkamer en de plaatsvervanger zijn eenmaal herbenoembaar.

  • 6 In geval van een tussentijdse vacature van het lid of diens plaatsvervanger zorgen de deelnemers gezamenlijk terstond voor de benoeming van een nieuw lid of van het plaatsvervangende lid. Een dergelijke benoeming geschiedt voor een volledige zittingsperiode van zes jaar.

  • 7 Overeenkomstig het bepaalde in artikel 79g van de Provinciewet leggen het lid en het plaatsvervangende lid de eed of belofte af in de vergadering van provinciale staten van Flevoland.

  • 8 Het lid van de rekenkamer vormt het bestuur van de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 5. Benoemingsprocedure
  • 1 Voor de benoeming en de herbenoeming van het lid van de rekenkamer stellen de deelnemers gezamenlijk een adviescommissie in van vier leden.

  • 2 De commissie raadpleegt de programmaraad over de profielschets van het lid en doet een voordracht voor een kandidaat aan de deelnemers gezamenlijk.

  • 3 De deelnemers besluiten gezamenlijk tot benoeming van een kandidaat, dan wel herbenoeming van het lid.

Hoofdstuk 3. Ondersteuning, bedrijfsvoering en vertegenwoordiging

Artikel 6. Directeur

Het lid van de rekenkamer vervult tevens de functie van directeur van de ondersteuningsorganisatie van de rekenkamer.

Artikel 7. Organisatie
  • 1 De directeur draagt zorg voor de instelling en continuïteit van een zodanige ondersteuningsorganisatie, dat de wettelijke en overige taken van de rekenkamer op een professionele en kwalitatief hoogwaardige wijze vervuld kunnen worden

  • 2 De directeur bepaalt zelf binnen de kaders van de vastgestelde begroting de personele samenstelling in kwaliteit en kwantiteit van de ondersteunende organisatie.

Artikel 8. Instelling werkgeverscommissie
  • 1 De deelnemers stellen gezamenlijk bij afzonderlijk besluit een werkgevers-commissie in.

  • 2 De werkgeverscommissie bestaat uit zoveel leden als er deelnemers zijn aan de gemeenschappelijke regeling.

  • 3 Elke deelnemer benoemt één lid en één plaatsvervangend lid.

  • 4 De leden benoemen uit hun midden een voorzitter.

  • 5 Een lid of plaatsvervangend lid van de werkgeverscommissie kan niet tevens lid zijn van de programmaraad.

  • 6 Een lid of plaatsvervangend lid van de werkgeverscommissie heeft deskundigheid en/of competenties op het gebied van een werkgeversfunctie.

  • 7 Het lid of plaatsvervangend lid heeft een zittingsduur gelijk aan die van de deelnemers die hen benoemen. Bij een tussentijdse vacature wordt daarin terstond voorzien door de deelnemer die dit lid of plaatsvervangend lid heeft benoemd.

  • 8 Bij de aanwijzing van de leden, zijn ook leden benoembaar van buiten de kring van de deelnemers. Deze externe leden zijn voor één periode herbenoembaar.

     

Artikel 9. Taakstelling werkgeverscommissie
  • 1 De werkgeverscommissie voert tenminste twee keer per jaar een gesprek met het lid van de rekenkamer over de door de rekenkamer geleverde producten en behaalde prestaties en over de voornemens voor het komende jaar en rapporteert daarover aan de vier deelnemers.

  • 2 De werkgeverscommissie richt zich op alle aspecten, die het werkgeverschap betreffen.

  • 3 Voorafgaand aan de onder lid 1 genoemde gesprekken laat de werkgevers-commissie zich informeren door de personeelsvertegenwoordiging van de Rekenkamer.

  • 4 De werkgeverscommissie laat zich ondersteunen door een vertegenwoordiger uit de ambtelijke organisatie van één van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling, die belast is met personele aangelegenheden.

     

Artikel 10. Benoeming en rechtspositie medewerkers
  • 1 Voor de benoeming, schorsing en het ontslag van de medewerkers van de rekenkamer wordt het college van gedeputeerde staten van Flevoland aangewezen.

  • 2 Dit college zal aan het lid van de rekenkamer de in het vorige lid genoemde bevoegdheden bij afzonderlijk besluit opdragen.

  • 3 Op de medewerkers van de rekenkamer is de rechtspositie van de provincie Flevoland van overeenkomstige toepassing.

  • 4 In het kader van de voorgaande leden van dit artikel kan het lid van de rekenkamer, waar nodig, een eigen personeelsbeleid ontwikkelen. Functionerings- en beoordelingsgesprekken worden door hem gevoerd en vastgelegd in de betreffende personeelsdossiers.

  • 5 Bezwaarschriften van medewerkers van de rekenkamer tegen besluiten van het lid van de rekenkamer worden behandeld door de bezwaarschriftencommissie van de provincie Flevoland op grond van artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht.

  • 6 De beslissingen op bezwaar worden genomen door het college van gedeputeerde staten van Flevoland.

  • 7 Indien tegen deze beslissing op bezwaar beroep bij de bestuursrechter wordt aangetekend, draagt het college van gedeputeerde staten van Flevoland het lid van de rekenkamer de bevoegdheid tot procesvertegenwoordiging op.

Artikel 11. Bedrijfsvoering
  • 1 Indien voor de taakuitoefening en/of de bedrijfsvoering van de rekenkamer overeenkomsten met derden gesloten worden, gebeurt dit door het college van gedeputeerde staten van Flevoland.

  • 2 Dit college zal aan het lid van de rekenkamer de in het vorige lid genoemde bevoegdheden bij afzonderlijk besluit opdragen.

Artikel 12. Vertegenwoordiging
  • 1 De vertegenwoordiging in en buiten rechte gebeurt door de commissaris van de Koning van de provincie Flevoland.

  • 2 De commissaris zal deze vertegenwoordiging opdragen aan het lid van de rekenkamer.

Artikel 13. Intrekking mandaten en volmachten

De op grond van de artikelen 10 tot en met 12 van deze regeling verleende mandaten en volmachten kunnen door het college van gedeputeerde staten van Flevoland, respectievelijk de commissaris van de Koning in die provincie slechts worden gewijzigd dan wel ingetrokken na schriftelijke instemming met een voornemen daartoe van de deelnemers gezamenlijk.

Hoofdstuk 4. Programmaraad

Artikel 14. Instelling programmaraad
  • 1 Provinciale staten van de deelnemende provincies stellen gezamenlijk bij afzonderlijk besluit een programmaraad in.

  • 2 De programmaraad bestaat uit minimaal acht en maximaal twaalf leden. De verdeling van twee of drie per deelnemer wordt door de betreffende deelnemer zelf vastgesteld.

  • 3 Bij de aanwijzing van de leden, genoemd in het vorige lid, zijn ook leden benoembaar van buiten de kring van de deelnemers met dien verstande dat iedere deelnemer maximaal één buitenlid mag aanwijzen. De plaatsvervangende leden kunnen in dezelfde verhouding worden aangewezen.

  • 4 De programmaraad heeft de zittingsduur van provinciale staten. Bij een tussentijdse vacature wordt daarin terstond voorzien door de deelnemer die dit lid had aangewezen.

Artikel 15. Taakstelling programmaraad
  • 1 De programmaraad kan de deelnemers gevraagd en ongevraagd van advies dienen over de uit te voeren en uitgevoerde onderzoeken van de rekenkamer.

  • 2 De rekenkamer vraagt de programmaraad schriftelijk om advies bij het opstellen van het onderzoeksprogramma, zoals bedoeld in Hoofdstuk 5 van deze regeling. Daarnaast kan hij advies vragen over de te volgen werkwijze bij een voorgenomen onderzoek.

Hoofdstuk 5. Onderzoeksprogramma en onderzoeksuitvoering

Artikel 16. Voorbereiding
  • 1 De rekenkamer stelt jaarlijks een onderzoeksprogramma op, gehoord de programmaraad. In dat programma dient een evenwichtige verdeling tussen de op, gehoord de programmaraad. In dat programma dient een evenwichtige verdeling tussen de deelnemersspecifieke en gezamenlijke onderwerpen te worden aangebracht, waarbij als uitgangspunt geldt dat per jaar vier tot acht onderzoeken uitgevoerd zullen worden. Bij de voorbereiding van het onderzoeksprogramma houdt de rekenkamer rekening met het bepaalde in artikel 183 Provinciewet.

  • 2 Het ontwerp onderzoeksprogramma wordt jaarlijks voor 1 juni aan de deelnemers voorgelegd, die daarover van hun zienswijzen kunnen doen blijken.

  • 3 Het onderzoeksprogramma voor het komende jaar wordt door de rekenkamer uiterlijk per 15 juli vastgesteld. Deze vaststelling wordt terstond medegedeeld aan de deelnemers, de colleges van gedeputeerde staten en de programmaraad.

Artikel 17. Uitvoering
  • 1 De rekenkamer kan beslissen dat onderzoeken geheel of gedeeltelijk door derden worden uitgevoerd.

  • 2 In geval van een gehele of gedeeltelijke uitvoering door derden stelt de rekenkamer een programma van eisen op, dat betrekking heeft op zowel de aard van het onderzoek, de daarvoor vereiste kwaliteiten van de onderzoekers, de wijze van rapporteren als het beschikbare budget. Bij de keuze voor de inschakeling van een derde volgt de rekenkamer de aanbestedingsregels/ het beleid van de provincie Flevoland.

Artikel 18. Overige onderzoeken
  • 1 Een deelnemer kan de rekenkamer verzoeken tot het instellen van een bijzonder onderzoek. De kosten voor een dergelijk onderzoek kunnen worden gedragen door de desbetreffende deelnemer tegen een vooraf afgesproken bedrag.

  • 2 De rekenkamer kan bij uitzondering onderzoeken uitvoeren op verzoek van andere provincies of overige decentrale overheidsorganisaties. Voor een dergelijk onderzoek wordt een opdrachtovereenkomst gesloten, waarin de kosten voor dat onderzoek opgenomen zijn.

  • 3 De onderzoeken, zoals bedoeld in de vorige leden, mogen niet ten koste gaan van de uitvoering van het onderzoeksprogramma voor de deelnemers. Alvorens een bijzondere onderzoeksopdracht van een derde te aanvaarden vraagt de rekenkamer advies aan de programmaraad.

Artikel 19. Rapportage en jaarverslag

Bij de rapportages en het jaarverslag neemt de rekenkamer het bepaalde in artikel 186 Provinciewet in acht.

Hoofdstuk 6. Financiën

Artikel 20. Financiering
  • 1 De met de instelling en instandhouding van de rekenkamer samenhangende kosten worden over de deelnemers verdeeld volgens de sleutel genoemd in artikel 8 van de Statuten van de Vereniging Interprovinciaal Overleg.

  • 2 De deelnemers dragen er zorg voor dat de rekenkamer steeds en tijdig over de nodige financiële middelen kan beschikken om aan haar taakstelling en verplichtingen en de daarbij behorende werkwijze te kunnen voldoen.

Artikel 21. Begroting
  • 1 De rekenkamer zendt de ontwerpbegroting en de meerjarenraming zes weken voordat de begroting wordt vastgesteld, doch uiterlijk op 1 juni, toe aan de deelnemers. De deelnemers kunnen hun zienswijze over de ontwerp-begroting en de meerjarenraming naar voren brengen. Artikel 48, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen is van overeenkomstige toepassing.

  • 2 De rekenkamer stelt de begroting uiterlijk per 15 juli vast en zendt deze terstond aan de deelnemers en aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Artikel 48, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen is van overeenkomstige toepassing.

  • 3 Bij de uitvoering van de vastgestelde begroting draagt de rekenkamer zorg voor een effectief en efficiënt beleid met betrekking tot de uitgaven die betrekking hebben op de beheerstaken in het kader van de dagelijkse bedrijfsvoering.

Artikel 22. Rekening
  • 1 De rekenkamer stelt de jaarrekening vast in het jaar volgend op het jaar waarop deze betrekking heeft.

  • 2 De rekenkamer zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval voor 15 juli van het jaar volgend op het jaar waarop deze betrekking heeft aan de deelnemers en aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Hoofdstuk 7. Archivering

Artikel 22a.

De bepalingen betreffende zorg voor de archiefbescheiden van de provincie Flevoland, zijn op de rekenkamer van overeenkomstige toepassing, waarbij de gedeputeerde staten van Flevoland zijn aan te merken als zorgdrager, genoemd in artikel 1, eerste lid, onderdeel d, van de Archiefwet 1995.

Hoofdstuk 8. Slotbepalingen

Artikel 23. Inwerkingtreding, duur en evaluatie
  • 1 Voor de toepassing van het bepaalde in de artikel 41, eerste lid, onderdeel h en artikel 26, derde lid, eerste volzin, van de Wet gemeenschappelijke regelingen met betrekking tot de inwerkingtreding van deze regeling zal het college van gedeputeerde staten van Flevoland zorg dragen.

  • 2 Deze regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

  • 3 De werking van deze regeling zal periodiek worden geëvalueerd. Voor de eerste keer zal dit gebeuren drie jaar na de datum van inwerkingtreding en vervolgens om de zes jaar.

  • 4 De opdracht voor de evaluatie zal in onderling overleg tussen de deelnemers en de rekenkamer worden opgesteld, gehoord de programmaraad.

Artikel 24. Uittreding en toetreding
  • 1 Een deelnemer kan uit deze regeling treden na een betreffend besluit van provinciale staten.

  • 2 Dit besluit wordt uiterlijk twaalf maanden voor de beoogde uittredingsdatum aan de overige deelnemers en de rekenkamer medegedeeld.

  • 3 De financiële gevolgen van een uittreding worden door de overige deelnemers vastgesteld gehoord de rekenkamer.

  • 4 Uittreding zal voor het eerst mogelijk zijn na de eerste periode van zes jaar na de instelling van de rekenkamer.

  • 5 Een andere provincie kan toetreden tot deze regeling. De voorwaarden voor een toetreding, waaronder de financiële, worden door de deelnemers vastgesteld gehoord de rekenkamer.

Artikel 25. Wijziging en opheffing
  • 1 Deze regeling kan worden gewijzigd, indien drie deelnemers daarom met redenen omkleed verzoeken dan wel indien de rekenkamer daartoe een voorstel aan de deelnemers doet en een meerderheid dat voorstel overneemt. Na instelling van deze regeling is een wijziging pas mogelijk na de eerste evaluatie, zoals vermeld in artikel 23, derde lid, van de regeling.

  • 2 In afwijking van het bepaalde in het vorige lid is voor een wijziging van deze regeling de instemming van alle deelnemers vereist, indien die wijziging betrekking heeft op een van de volgende onderwerpen:

    • a.

      de samenstelling van de rekenkamer, genoemd in artikel 4 van deze regeling;

    • b.

      de wijze van benoeming van het lid van de rekenkamer en zijn plaatsvervanger;

    • c.

      de wijze van bepaling van de vergoeding voor de werkzaamheden en de kostenvergoeding;

    • d.

      de samenstelling en functie van de programmaraad, genoemd in de artikelen 14 en 15 van deze regeling;

    • e.

      de verdeelsleutel met betrekking tot de financiering van de rekenkamer, genoemd in artikel 20 van deze regeling.

Artikel 26. Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling Randstedelijke Rekenkamer.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de provinciale staten van Utrecht op 8 november 2004.
Voorzitter, mr. B. Staal
Griffier. drs. W.L.F. van Herwijnen
 

Ingevolge de Provinciewet dient per 1 januari 2005 een rekenkamer te zijn ingesteld, dan wel regels te zijn vastgesteld inzake de rekenkamerfunctie. In het coalitieakkoord is opgenomen, om overeenkomstig de aanbevelingen van de commissie Van Bergen, te streven naar één landelijk opererende rekenkamer. Gaandeweg het proces van implementatie werd duidelijk dat dit streven een brug te ver was en een landsdelige organisatie het meest levensvatbaar bleek te zijn. Dit voorstel betreft de instelling van de Randstedelijke rekenkamer, met de daarvoor vereiste door uw Staten te nemen besluiten, die in ontwerp zijn bijgevoegd.

Essentieel is de doelstelling van de Randstedelijke rekenkamer. Deze is het verbeteren van het functioneren van het provinciaal bestuur en de daarmee verbonden organen en het versterken van de publieke verantwoording. Hiertoe verricht de rekenkamer onafhankelijk onderzoek naar de organisatie, beheer en beleid en rapporteert de rekenkamer over haar bevindingen, oordelen en aanbevelingen primair aan Provinciale Staten individueel of collectief, afhankelijk van de scope van het onderzoek. De rekenkamer toetst de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het financieel beleid en beheer.

De commissie ad hoc uit uw Staten belast met de controle van de jaarrekening is door uw Staten gemandateerd de voorbereidingen van de instelling van de Randstedelijke rekenkamer ter hand te nemen. Ten behoeve van de benodigde werkzaamheden is Deloitte Touche Tohmatsu als kwartiermaker ingehuurd.

Voor wat betreft de toelichting op de benodigde besluiten wordt u verwezen naar het door de kwartiermaker opgestelde beslisdocument van 24 september j.l. In dat beslisdocument wordt achtereenvolgens het doorlopen proces, de gemeenschappelijke regeling, de programmaraad, het bestuurmodel, het profiel van de bestuurder/directeur, het financieel kader en de uitgangspunten en toetsingscriteria voor de locatiekeuze beschreven.

Enkele van belang zijnde hoofdpunten worden achtereenvolgens als rode draad aangestipt: - in de Randstedelijke rekenkamer participeren de provincies Noord- en Zuid-Holland, Flevoland en Utrecht - de rekenkamer is qua bestuurlijk model gebaseerd op de wet gemeenschappelijke regelingen. Sprake is van een rechtspersoonlijkheid bezittende vorm. Het college van GS van Flevoland wordt in de concept-gemeenschappelijke regeling aangewezen als bevoegd orgaan, mede gezien het feit dat binnen die provincie het secretariaat reeds wordt gevoerd - de kosten van de rekenkamer worden verdeeld conform de IPO-verdeelsleutel. Voor de provincie Utrecht betekent die per jaar een bijdrage van € 250.000. Een en ander past binnen de begrotingsraming. Een bedrag van € 100.000 resteert voor de provinciale auditcommissie, waarvoor u binnen afzienbare tijd een separaat voorstel wordt aangeboden - de ambitie van de rekenkamer is vier tot acht onderzoeken per jaar te houden. Hierbij zal een mix worden gehanteerd van provincie specifieke en provincie overstijgende onderzoeken. In principe zal per jaar sprake zijn van minimaal één onderzoek dat betrekking heeft op alle provincies en minimaal één dat per provincie wordt gehouden - er wordt een programmaraad ingesteld, waarin twee tot drie leden per provincie worden gekozen. De programmaraad is een adviesorgaan aan het bestuur c.q. de bestuurder/directeur van de rekenkamer over het jaarlijkse onderzoeksprogramma. Over de benoeming van de drie Utrechtse leden vindt afstemming plaats met het fractievoorzittersconvent - gekozen wordt voor een éénhoofdig bestuursmodel. Het betreft één - door Provinciale Staten van de deelnemende provincies gezamenlijk - benoemde persoon voor een periode van zes jaar. Het profiel van de bestuurder/directeur treft u aan in het bijgevoegde beslisdocument - voor de keuze van de vestigingsplaats zijn o.a. de hoogte van de kosten van huisvesting en de mate van bereikbaarheid relevant

De ad hoc commissie voor de jaarrekening - vertegenwoordigd in het Randstedelijk bestuurlijk overleg tot de instelling van de gemeenschappelijke rekenkamer - stelt u voor te besluiten overeenkomstig de bijgevoegde ontwerp-besluiten. Deze betreffen: - ontwerp-besluit tot vaststelling van de gemeenschappelijke regeling - ontwerp-besluit tot instelling van de programmaraad - ontwerp-besluit tot vaststelling van de verordening programmaraad - ontwerp-mandaatbesluit Randstedelijk bestuurlijk overleg